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Assistente de Compras

FAO Moçambique Tempo Inteiro  Maputo, Maputo, Moçambique 3 jul 2018

Descrição da Oportunidade Profissional

A FAO Moçambique pretende recrutar para o seu quadro pessoal um (1) Assistente de Compras, que irá reportar e receber orientações do Assistente Sénior de Compras e/ou do Assistente do Representante da FAO (Administração) e da Unidade de Compras da Sede da FAO, em Roma.

Tarefas e Responsabilidades

Os candidatos seleccionados terão as seguintes tarefas e responsabilidades:

  • Auxiliar o Assistente Sénior de Compras na supervisão e gestão de compras e agir, sempre que necessário, interinamente como Assistente Sénior de Compras;
  • Verificar se os pedidos de acção sob sua responsabilidade (serviço feito pelo Assistente Sénior de Compras) estão de acordo com as regras e os procedimentos aplicáveis na Organização e informar o Assistente Sénior de Compras dos resultados da revisão preliminar;
  • Fazer a correspondência com os requerentes das aquisições para a obtenção de informações adicionais que possam ser necessárias para completar o processo, incluindo a revisão pelo Comité de Aquisições. Determinar o nível de aprovação requerido e preparar comunicações para os respectivos oficiais de modo a obterem as aprovações necessárias;
  • Fazer uma recomendação inicial sobre o tipo de proposta a ser solicitada;
  • Assistir na realização de uma revisão preliminar das propostas recebidas (elaborar um Resumo Comercial para revisão/ aprovação do Assistente Sénior de Compras e encaminhar as propostas ao requerente;
  • Verificar se todas as aprovações e autorizações relevantes foram obtidas. Sob a direcção do Assistente Sénior de Compras, preparar e emitir documentos do concurso, Ordens de Compra/ Contratos e Ordens de Compras/ Emendas aos Contratos, usando modelos-padrão apropriados devidamente corrigidos, assegurando que todas as informações relevantes foram fornecidas e que os documentos de concurso/ contratuais estão completos e correctos;
  • Responder às consultas telefónicas/ por email de potenciais fornecedores, concorrentes, contratados, requerentes e encaminhar às consultas, dos Oficiais responsáveis, conforme necessário, de modo a prepararem/ emitirem esclarecimentos oficiais a todos os fornecedores convidados;
  • Prestar todo apoio preparatório para a produção de propostas/ contratos e emendas em conexão com os sistemas informatizados utilizados para a preparação de contratos e manutenção de dados. Ao longo do ciclo de vida de um contrato obter, inserir e manter informações exigidas pelos sistemas informatizados de contratos, incluindo os dados financeiros, de fornecedores e estatísticos, de acordo com as instruções e os procedimentos vigentes;
  • Enviar convites para os fornecedores para a apresentação de propostas, esclarecimentos, Ordens de Compra/ Contratos, Ordens de Compras/ Emendas aos Contratos, tanto por email como em mão;
  • Sempre que necessário, recolher as propostas abertas directamente das instalações dos fornecedores;
  • Monitorar e levar a cabo acções de seguimento relativas à confirmação da recepção de convites e pedidos de compras (Ordens de Compras), entrega pelos fornecedores e confirmação de recepção pelo destinatário, para verificar se os bens são despachados de acordo com os prazos prometidos e chegam dentro desses prazos para o fecho das Ordens de Compra/ Contratos.
  • Desempenhar outras funções sempre que necessário.

Requisitos

Qualificações Académicas:

  • Ensino Secundário.

Experiência de Trabalho:

  • Três (3) anos de experiência no trabalho de apoio Administrativo, Contabilidade e/ou Compras.

Outros Requisitos:

  • Fluência em Português, e conhecimentos sólidos de Inglês.

Habilidades Técnicas:

  • Bons conhecimentos dos regulamentos e procedimentos de Compras;
  • Bons conhecimentos de pacote MS Office, Internet, familiarizado com os sistemas ERP (ATLAS, SAP).

Exigências

Nota: Indicar a referência ao número da vaga “VA-2018/008”.

Processo de Candidatura

Endereço: Rua Mukumbura, nº 285 – Maputo

Email: [email protected]

Validade: 13/07/2018

Local: Maputo

Duração do Contrato: 1 ano com possibilidade de prorrogação