Associado Financeiro e Administrativo

O Ipas pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Associado Financeiro e Administrativo para Maputo.

Responsabilidades

O Associado Financeiro e Administrativo é responsável por fornecer assistência financeira e administrativa à equipe do Ipas. O Associado Financeiro e Administrativo processa facturas, coordena reuniões e conferências, mantém e organiza documentos físicos e electrónicos e desempenha outras funções básicas de escritório, além de apoiar o Gestor de Finanças na gestão de processos financeiros.

Gestão Administrativa

• Desenvolver correspondência (relatórios, cartas e outros documentos) destinados ao público externo e interno em coordenação com o supervisor ou outros membros da equipe, formatar relatórios e formulários, organizar a tradução de documentos, e fotocopiar documentos;
• Preparar relatórios e outras correspondências administrativas sem erros para aumentar a credibilidade do Ipas;
• Coordenar reuniões de equipe e reuniões externas, desenvolver planos de trabalho para realizar tarefas relacionadas ao projecto e gerenciar agendas de actividades;
• Gerenciar as relações com entidades externas, incluindo consultores externos, a fim de facilitar pagamentos, taxas, contratos e escopos de trabalho;
• Colaborar com fornecedores externos para planejar e executar eventos externos;
• Preparar viagens para o pessoal do Ipas, processar relatórios de despesas, submeter documentação para revisão e gerenciar pequenos fundos;
• Facilitar conferências através da reserva de planos de viagem e acomodações em hotéis, preparar materiais e criar centros de reuniões on-line;
• Garantir a integridade e arquivamento da documentação relacionada ao consultor, apresentada para financiar o pagamento de reclamações de consultores;
• Manter um banco de dados de consultores com uma actualização dos pagamentos feitos a eles e realizar tarefas rotineiras de entrada de dados, conforme exigido pela liderança;
• Manter o registro de activos e é responsável pelo estoque;
• Coordenar outras tarefas administrativas designadas pelo supervisor.

Gestão Financeira

Apoia o Gestor de Finanças nas seguintes responsabilidades:

• Garantir o processamento oportuno e preciso de transacções financeiras;
• Elaborar e submeter relatórios financeiros ao Escritório Internacional do Ipas em North Carolina e aos doadores;
• Assegurar que todas as transacções financeiras sejam registradas com precisão e consistência no sistema financeiro e que todas as transacções sejam lançadas atempadamente;
• Prestar apoio técnico às organizações parceiras, com ênfase no cumprimento dos requisitos de relatórios financeiros do Ipas;
• Gerir todos os processos de preparação de orçamentos trabalhando em estreita colaboração com os colegas da área operacional, técnica e programática usando o sistema financeiro do Ipas.
• Fazer a revisão geral dos relatórios financeiros mensais e apresentar feedback a Equipa de Gestão ao nível do escritório nacional;
• Realizar uma revisão/análise da diferença entre o orçamentado versus o realizado e apresentar feedback para a equipa de gestão;
• Supervisionar todas as auditorias internas, externas e estatutárias e assegurar a submissão atempada de todos os documentos solicitados pelos auditores;
• Assegurar que as medidas correctivas de auditoria sejam totalmente implementados de acordo com o cronograma estabelecido para a conclusão de cada tarefa e;
• Garantir que documentos de suporte completos e assinados sejam arquivados para cada transacções financeiras.

Requisitos

• 3-5 anos de experiência relevante em gestão administrativa e financeira numa ONG internacional prestando serviços de gestão financeira, controlo financeiro, contabilidade e auditoria;
• Grau Superior em Finanças, Gestão de Empresas ou áreas similares;
• Conhecimentos de princípios contabilísticos, técnicas e leis fiscais locais;
• Experiência na gestão de grandes doações, fundos e/ou orçamentos;
• Experiência comprovada de trabalho em ambientes onde o cumprimento de prazos múltiplos é essencial;
• Bom domínio de informática com conhecimentos de softwares de contabilidade, softwares de base de dados e MS Office;
• Experiência de trabalho com o sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) é uma vantagem;
• Fortes habilidades de comunicação, apresentação e análise;
• Capacidade de trabalhar num ambiente diversificado;
• Fluência em Inglês e Português escrito e falado;
• Ser elegível a trabalhar em Moçambique, e de forma independente.

Sobre a Empresa

O Ipas é uma organização sem fins lucrativos dedicada a eliminar mortes e deficiências evitáveis de gravidez indesejada e aborto inseguro. Por meio de parcerias locais, nacionais e globais, o Ipas trabalha para garantir que mulheres e meninas possam melhorar sua saúde sexual e reprodutiva por meio de contraceptivos e de aborto acessíveis, seguros, e respeitosos.