Gerente de Operações

Email: humanresource@avsi.org

A AVSI pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Gerente de Operações.

Objectivo Principal

• Sob a liderança do Director do País, Desempenhar um papel fundamental no desenvolvimento e implementação da direcção e estratégia do programa do país;
• Garantir a conformidade com as políticas da AVSI e as leis locais, incluindo as leis das ONGs, impostos, emprego, saúde e segurança, seguros e quaisquer outras leis aplicáveis, fornecendo uma estrutura para a implementação eficaz de políticas;
• Desenvolver e implementar planos departamentais anuais de acordo com o plano anual do país e medir o desempenho em relação aos principais indicadores;
• Cumprir e apoiar a implementação e aplicação correta em todos os escritórios e bases de campo da AVSI Moçambique de todos os Procedimentos (Manual de Operações de Moçambique) e as directrizes e participar activamente na resolução de problemas através de soluções informadas e inovadoras;
• Representar a AVSI em fóruns técnicos e para doadores e outras partes interessadas externas (incluindo a mídia), conforme solicitado pelo Director do País;
• Compreender e defender os valores e comportamentos centrais da AVSI (foco nos resultados, iniciativa, integridade, responsabilidade e potencial de realização) e garantir sua adopção e implementação por toda a equipe.

Reportando-se a: Representante da AVSI em Moçambique

Deveres Específicos:

Como membro da equipe de gerenciamento estratégico

• Sob a liderança do Director de País, desempenhar um papel fundamental na definição/ desenvolvimento, bem como na implementação da política e direcção estratégica do programa do país;
• Participar activamente na solução de problemas através de soluções informadas e inovadoras;
• Cumprir e apoiar a implementação de todos os procedimentos e directrizes;
• Apoiar as equipes da AVSI na entrega de programas de qualidade por meio de coordenação, aconselhamento, compartilhamento de informações e análise;
• Coordenar as actividades entre todos os locais de campo no Sudão do Sul e no escritório do país.

Gestão Operacional

• Representar a AVSI Moçambique em fóruns técnicos e para doadores e outras partes interessadas externas (incluindo a mídia), quando solicitado pelo Director do País;
• Responsabilidade geral pela gestão eficaz e eficiente dos projectos de campo, consistente com o ciclo de gerenciamento de projectos e os sistemas, políticas e procedimentos da AVSI;
• Garantir a conformidade, fornecendo uma estrutura para a implementação efectiva de políticas;
• Garantir o desenvolvimento e implementação de planos departamentais anuais (finanças e administração, RH, Logística) alinhados com as políticas da AVSI HQ;
• Trabalhar em estreita colaboração com o Director de País, Logística, RH, Gerentes Administrativos e Gerentes do Programa para garantir a implementação do programa de qualidade;
• Manter o banco de dados de gerenciamento de subsídios e supervisionar o gerenciamento de subsídios, incluindo relatórios em tempo hábil, em conformidade com os contratos de doadores relevantes e os requisitos de conformidade;
• Assegurar o cumprimento dos cronogramas de todas as propostas relevantes e revisar, conforme necessário;
• Gerenciar em linha os Coordenadores do Projeto AVSI para assegurar que os sistemas adequados de gerenciamento, administração, pessoal, logística, finanças e comunicação estejam implementados e seguidos;
• Coordenar as actividades e manter o fluxo contínuo de comunicação entre os locais de campo e o escritório do país;
• Assegurar que os sistemas de monitoramento estão em vigor e que as revisões/ auditorias do projecto são realizadas periodicamente em conjunto com a equipe, o Director do País, as partes interessadas locais e os parceiros do projecto;
• Por meio de visitas regulares de campo e boa comunicação com os locais de campo, fornece assessoria técnica sólida sobre os aspectos operacionais do gerenciamento de projectos, ou seja, logística, RH, finanças e administração.

Desenvolvimento de Programas

• Assegure-se de que todas as autoridades relevantes estejam incluídas no planeamento e implementação dos projectos, conforme apropriado;
• Elaborar planos, propostas e orçamentos para novos projectos/ extensões de projectos em conjunto com a equipe relevante e equipe financeira;
• Contribuir proactivamente para o desenvolvimento e a estratégia do programa.

Logística/ Finanças/ Administração

• Assegurar que todos os projectos sigam os sistemas e procedimentos da AVSI (administrativos, financeiros e logísticos) para que as funções de suporte eficazes e eficientes contribuam para a melhoria da qualidade do programa;
• Garantir que a implementação do projecto atenda aos requisitos de conformidade dos doadores;
• Juntamente com o Gerente de Administração e Finanças, Gerente de Logística e Gerente de Recursos Humanos, fornecer aos Coordenadores do Projecto o apoio necessário para assegurar que os sistemas/ procedimentos administrativos, financeiros e logísticos da AVSI estejam implementados, mantidos e aderidos de forma que todas as funções de suporte sejam executadas, efectivamente e eficientemente;
• Garantir que a AVSI cumpra todos os requisitos legais e burocráticos do país;
  Apoiar os sites de campo na preparação oportuna das despesas projectadas a cada mês (gerenciamento do livro caixa); e discutir/ analisar o planeamento financeiro e relatórios mensais;
• Exercer o controle preciso do orçamento e garantir que a gestão financeira nos locais do projecto esteja de acordo com as propostas de projectos relevantes;
• Supervisionar a revisão/ realinhamento de orçamentos para apresentação aos doadores e fornecer aconselhamento e assistência quando necessário;
• Garantir que uma visão geral dos gastos e relatórios financeiros do projecto seja mantida e;
• Fornecer aconselhamento e assistência sempre que necessário.

Gestão de Recursos Humanos

• Planear os requisitos da equipe nacional e internacional e entrar em contacto com o Gerente de Recursos Humanos;
• Trabalhar com o Director de País para manter descrições de trabalho actualizadas para funcionários internacionais;
• Juntamente com o Gerente de RH e os Coordenadores de Projectos, preparar e manter descrições de cargos para o pessoal nacional;
• Garantir que as políticas e os procedimentos da equipe da AVSI sejam compreendidos e seguidos correctamente;
• Em ligação com o Director do País, assegurar que os novos membros recebam instruções adequadas à chegada aos escritórios do País e do Campo e que sejam informados quando partirem;
• Juntamente com o Gerente de RH e os Coordenadores do Projecto, asseguram um processo robusto de recrutamento e selecção e um procedimento disciplinar e de demissão legalmente conforme é estabelecido para o pessoal nacional.

Representação

• Com a aprovação do Director de País, representar a AVSI para doadores, instituições e autoridades locais, ONGs e outras partes, conforme necessário.

Requisito Essencial:

• Diploma Universitário em Administração de Empresas, Economia ou equivalente;
• Dois (2) anos de experiência em desenvolvimento/ contexto humanitário;
• Pelo menos dois (2) anos de experiência como gerente de finanças/ administração;
• Conhecimento proficiente de Português e Inglês (escrito e oral);
• Conhecimento proficiente do software padrão de TI;
• Fortes capacidades de gestão financeira e planeamento;
• Liderança e treinamento de habilidades;
• Gerenciamento corporativo e habilidades organizacionais;
• Capacidades de gestão de auditorias externas.