Vaga para Gestor Administrativo (4Children/CRS)

Email: consultants@4-children.org

Validade: 30/06/2017

A 4Children/CRS pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Gestor Administrativo.

Sumário do Trabalho:

• Responsável pela prestação diária de serviços administrativos e funções operacionais responsivas, eficazes e eficientes relacionados com Finanças, Logística, Contractos, Administração, Informação e Tecnologia da Comunicação (ICT), e Balanço – em apoio da missão da Catholic Relief Services (CRS) de servir os necessitados e vulneráveis. A posição incluirá administrar recursos, ajudar a assegurar cumprimento de princípios, identificar proactivamente problemas de risco e liderar, sob supervisão, melhorias operacionais.

Responsabilidades do Trabalho

 Administração/ Operações

• Preparar documentos transaccionais que sirvam de apoio a processos operacionais gerais e apoiar o processamento de transacções (ex. pedidos de pagamento, autorizações de viagens, adiantamentos para viagens, vistos, etc.);
• Compilar dados, lançar dados e verificar dados relativamente a processos administrativos gerais (ex. listas de contactos diversas, dias de férias dos funcionários, relatórios de presença dos funcionários, Análise das Folhas de Registo de Veículos, pacotes de boas-vindas para visitantes, etc.);
• Coordenar a utilização eficiente de activos e instalações arrendadas. Ajudar a assegurar conformidade total nas aquisições de materiais de escritório e sistema de gestão de activos;
• Comunicar com partes interessadas externas relevantes (oficiais do governo, senhorios, fornecedores de serviços, etc.) sobre assuntos administrativos, cuja responsabilidade lhe tenha sido atribuída, e ajudar a assegurar que as autorizações e documentos requeridos estão actualizados;
• Apoiar a preparação de viagens e logística para funcionários e visitantes. Agendar e coordenar actividades de planeamento de eventos, incluindo visitas de delegação, formações e oficinas de trabalho;
• Prestar serviços de secretariado ao pessoal quando necessário (escrever cartas, assegurar compromissos, organizar serviços, etc.).

Finanças

• Monitorizar agendamentos de desembolsos/recebimentos, alertar o pessoal relevante sobre pagamentos/liquidações devidos e zelar por uma comunicação e acompanhamento adequados, de modo a facilitar a oportunidade da gestão financeira de recursos;
• Executar as tarefas de tesouraria atribuídas (pagamento/recebimento de dinheiro, previsão de caixa, etc.), garantindo que a segregação de tarefas seja assegurada;
• Rever e validar documentação de suporte antes do processamento de transacções financeiras para assegurar que todos os documentos requeridos são rigorosos e completos e que as autorizações estão correctas;
• Assegurar a instalação e manutenção de todos os dados requeridos para o processamento de transacções financeiras para contas atribuídas no pacote de contabilidade financeira da SunSystems;
• Registar transacções financeiras seguindo autorizações apropriadas. Rever e analisar várias contas para detectar irregularidades. Aconselhar acções correctivas e preparar entradas correctivas e ajustamentos, quando necessário. 

Experiência e Requisitos

Educação e Experiência

• Licenciatura em Administração e Gestão Empresarial, Finanças, Contabilidade ou outro campo relevante;
• Mínimo de três (3) anos de experiência de trabalho em funções de apoio administrativo, finanças, recursos humanos, logística ou posição de nível de oficial administrativo com responsabilidades progressivas. (Experiência com uma ONG internacional ou local é uma mais-valia.);
• Conhecimento dos sistemas financeiros, incluindo orçamentação e experiência em análise orçamental/de custos é preferencial;
• (Conhecimento do software de contabilidade SunSystems e Vision ou software de relatório financeiro é uma mais-valia.);
• (Conhecimento de regulamentos de múltiplos doadores públicos, incluindo a USAID, é uma mais-valia.);
• (Experiência em gestão de pessoal e habilidades propícias a um ambiente de aprendizagem são uma mais-valia.);
• Proficiência no pacote MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio), Aplicações de Video Conferência, e sistemas de gestão de informação e orçamentação.

Capacidades Pessoais

• Bom pensamento estratégico, analítico e sistemático e capacidade em resolução de problemas;
• Boas capacidade em gestão de relações, com muito boa capacidade comunicacional e interpessoal;
• Bom senso e capacidade para tomar boas decisões;
• Conduta ética de acordo com os códigos éticos reconhecidos profissional e organizacionalmente;
• Proactivo(a), engenhoso(a), que procure soluções e resultados;
• Capacidade de aprender novos sistemas;
• Capacidade de trabalhar de forma independente e com várias equipas.

Língua Estrangeira Requerida/Desejada

• Tem de ser bilingue em Português e Inglês.

Viagens Requeridas (incluída percentagem de viagens requeridas, se aplicável):

• Algumas viagens dentro do país poderão ser requeridas não frequentemente.
• Viagens regionais podem ser requeridas numa base ad hoc para receber formação em sistemas CRS

Relações Chave de Trabalho:

• Internas: Gestor de Programa 4Children Moçambique; Representante de país CRS/Lesotho;
• Assessoria: Departamento de Operações, Técnico e de Programa da 4Children Sede, Pessoal da MEAL; Departamento do Programa de Impacto e Garantia de Qualidade CRS (PIQA) Consultores Técnicos, pessoal Técnico e Operacional da CRS SARO;
• Externo: Caritas Moçambicana e Caritas Diocesana, outros parceiros da CRS, partes interessadas e doadores de acordo com as situações.

Competências requeridas em toda a agência (para todo o pessoal da CRS):

Estas estão enraizadas na missão, valores e princípios orientadores da CRS e usados por cada membro do pessoal para cumprir as suas responsabilidades e alcançar os resultados pretendidos.

• Serve com Integridade
• É um modelo de Mordomia
• Cultiva Relações Construtivas
• Promove a Aprendizagem

Notas:

Esta descrição de trabalho não é uma lista exaustiva de capacidades, esforço e responsabilidade associadas à posição.

Só candidatos pré-seleccionados poderão ser contactados.