Oficial de Administração

A FHI360 é uma organização americana não governamental de desenvolvimento humano, que se dedica à melhoria da vida das pessoas de forma duradoura, através de soluções integradas e locais. A nossa equipa inclui especialistas em saúde, educação, nutrição, meio ambiente, desenvolvimento económico, sociedade civil, igualdade de género, comunicação, pesquisa e tecnologia – criando uma combinação única de capacidades para enfrentar os desafios actuais do desenvolvimento interrelacionado. A FHI360 está em 60 países com mais de 4000 colaboradores e em Moçambique conta com 550 trabalhadores. Neste momento estamos em busca de um candidato qualificado para a posição de: um (1) Oficial de Administração.

Responsabilidades

• Assegurar uma gestão transparente e eficiente de consumíveis e materiais dos escritórios provinciais da FHI360;
• Garantir que todo colaborador possua material e equipamento de trabalho em boas condições de funcionamento;
• Contribuir para transparência dos processos de aquisição, e assegurar que todos assets estejam devidamente inscritos no inventário e possuam timbre da organização;
• Manter toda documentação inerente ao funcionamento do Escritório em dia (INSS, MITRAB, CM e outros),
• Lidar com detalhes/ logística de viagem para o pessoal do projecto, consultores e outros e seguir os relatórios de despesas de viagens;
• Elaborar e fazer recomendações ao Gestor Provincial e Gestor de Administração e Finanças sobre sistemas e políticas internas de gestão a aplicar nos Escritórios;
• Avaliar continuamente a organização e a prestação de serviços para assegurar a melhor utilização dos recursos humanos e materiais;
• Supervisionar o trabalho da recepcionista, Motoristas, assistente logístico, Pessoal da Limpeza, e outro pessoal administrativo;
• Trabalhar com a Unidade de Finanças para assegurar que a coordenação das funções é realizada de forma adequada e assegurar que as políticas e procedimentos de Segurança são respeitados;
• Trabalhar com a Equipa do Projecto para assegurar que estão a ser apoiados, e que estão a ser observadas as políticas e os procedimentos da organização;
• Supervisionar o funcionamento dos seguintes sistemas:
  • Gestão das reservas de hotel, organização de eventos, seminários e reuniões;
  • Gestão do processo de folhas de ponto para controlo da assiduidade dos funcionários e seu cumprimento;
  • Gestão das funções da recepção, incluindo a garantia de que a recepcionista atende os telefones de forma rápida e adequada, que todos os visitantes são recebidos e atendidos adequadamente, e que as outras funções da recepcionista estão atribuídas e são devidamente controladas;
  • Em coordenação com o Gestor da área administrativa & financeira assegurar que a gestão do processo de aquisições, incluindo a garantia de que os procedimentos utilizados para obter cotações são conduzidos de acordo com as políticas e os procedimentos oficiais da Organização, que a documentação está correcta e conforme é exigido, que todos os relatórios necessários sobre o processo de aquisições foram entregues aos respectivos supervisores e que todo o processo de aquisições é conduzido de uma forma transparente, atempada e adequada;
  • Gestão de materiais de escritório e manter actualizado a ficha de stock e manutenção de equipamentos de escritório;
  • Participar e coordenar o processo de contratações ao nível da província sobretudo o pessoal temporário, incluindo a elaboração das folhas de efectividade;
  • Apresentar e formar os empregados novos nos processos administrativos, seus benefícios, etc.; registos dos empregados, gestão do sistema de avaliação de desempenho sob a orientação do Gestor da Provincial, e outras funções relacionadas com os RH.

Qualificações

• Nível de Licenciatura em funções similares a Administração, Gestão, Finanças;
• Mínimo de cinco (5) anos de experiência prática relevante;
• Constitui vantagem: experiência de trabalho com ONGs financiado pelo governo americano;
• Domínio do Microsoft Office Excel, Access, PowerPoint, Word e Outlook;
• Fluência em Português e Inglês.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae;
• Cópias de Documentos;
• Cartas de Referência.

Nota: Informamos que só os candidatos seleccionados serão contactados.

Processo de Candidatura

Website: www.fhi360.org/careers

Validade: 30/04/2019

Local: Nampula