Oficial de Administração

A FHI360 pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração para Quelimane.

Principais Funções

• Liderar a elaboração de cartas, documentos, e outras comunicações institucionais, recepção e classificação de correio e entregas;
• Agendar, organizar e, manter um registo diário manual ou electrónico das reuniões;
• Analisar os requisitos de gestão do escritório, desenvolver e instituir actividades de apoio administrativo e orçamentos dos escritórios;
• Elaborar e fazer recomendações ao Coordenador Provincial e aplicar sistemas e politicas internas de gestão do escritório;
• Avaliar continuamente a organização e a prestação de serviços pare assegurar a melhor utilização dos recursos humanos e materiais;
• Supervisionar o trabalho da Recepcionista, Motoristas, Pessoal da Limpeza, e outro pessoal administrativo;
• Trabalhar com a Unidade de Finanças para assegurar que a coordenação das funções é realizada de forma adequada, trabalhar com o responsável pela Segurança para assegurar que as politicas e procedimentos de Segurança são respeitados;
• Redigir e registar actas de reuniões periódicas pare documentar as discussões, atribuições, acordos e itens de acções;
• Coordenar e manter registos sobre a espaço do pessoal de escritório, pagamentos de telefone, internet, água, energia, recargas do telefone, estacionamento e Chaves do escritório da empresa;
• Em colaboração com a contabilidade produzir mensalmente o relatório de despesas ou gastos com viaturas, e apoio administrativo sempre que for solicitado;
• Supervisionar o funcionamento dos seguintes sistemas:
  • Parque de veículos, organização e programação de transportes, manutenção de veículos, contratação de motoristas e manutenção dos livros de registo dos veículos. Coordenação com o Responsável pelos transportes para assegurar que os motoristas estão a respeitar as medidas de segurança adequadas a que estão treinados em protocolos de segurança;
  • Gestão das reserves de hotel, organização de eventos, seminários e reuniões;
  • Gestao do processo de aquisições, incluindo a garantia de que os procedimentos utilizados pare obter cotações são conduzidos de acordo com as politicas e os procedimentos oficiais da Organização, que a documentação este correcta e conforme a exigido, que todos os relatórios necessários sobre o processo de aquisições foram entregues aos respectivos directores (como por exemplo, o relatório de inventário a Unidade de Finanças), e que todo o processo de aquisições e conduzido de uma forma atempada e adequada;
  • Gestão de materiais de escritório e manutenção de equipamentos de escritório e suportes de TI.

• Entre outras tarefas inerentes ao cargo.

Requisitos Específicos

• Licenciatura em funções similares a Administração, Gestão, Finanças;
• Mínimo de cinco (5) anos de experiência prática relevante;
• Constitui vantagem: experiência de trabalho com ONGs e com os procedimentos de USAID;
• Domínio do Microsoft Office Excel, Access, PowerPoint, Word e Outlook;
• Fluência em Português e Inglês;
• Trabalho prévio numa ONG é uma vantagem.

Exigências

• Carta de Candidatura (especificando a vaga);
• Curriculum Vitae;
• Cópias de Documentos;
• Cartas de Referência relevantes.

Processo de Candidatura

Webiste: www.fhi360.org/careers

Validade: 09/03/2019

Local: Quelimane – Zambézia