Oficial de Contractos e Subvenções

A FHI360 é uma organização americana não governamental de desenvolvimento humano, que se dedica à melhoria da vida das pessoas de forma duradoura, através de soluções integradas e locais. A nossa equipa inclui especialistas em saúde, educação, nutrição, meio ambiente, desenvolvimento económico, sociedade civil, igualdade de género, comunicação, pesquisa e tecnologia – criando uma combinação única de capacidades para enfrentar os desafios actuais do desenvolvimento interrelacionado. A FHI360 está em 60 países com mais de 4000 colaboradores e em Moçambique conta com 550 trabalhadores. Neste momento estamos em busca de um candidato qualificado para a posição de: um (1) Oficial de Contractos e Subvenções.

Descrição

A FHI 360 está à procura de um candidato ao cargo de Oficial Técnico de Cadeia de Abastecimento e Logística de Saúde Materno-Infantil, para um projecto implementado na província de Nampula, focado na melhoria da qualidade dos resultados de saúde materno-infantil e que trabalha com parceiros do Governo para institucionalizar uma cultura de melhoria de qualidade. O Oficial de Contractos e Subvenções é principalmente responsável pela elaboração de subacordos e gestão de processos administrativos desde a pré adjudicação até a pós adjudicação, da pós adjudicação até ao fecho. Ele/a irá contribuir com conhecimentos profissionais especializados no desenvolvimento, orientação e administração de contratos e subvenções para garantir total conformidade com as regras e regulamentos dos Doadores.

Responsabilidades

O Assistente de Programa terá as seguintes responsabilidades:

Actividades de Pre award:

• Prestar apoio na identificação, planificação e implementação de necessidades de treinamento de acordo com as políticas da FHI360 e USAID para com os seus Parceiros, Técnicos e Programas, e equipes de apoio assegurando que existe informação técnica e financeira adequada e mecanismos para apoiar a monitoria financeira e programática;
• Desenvolver e servir de orientação/recurso para os escritórios e programas técnicos no desenvolvimento de solicitações (RFA, APS, solicitação/avaliação de propostas e custo e preçário) através da análise de solicitações interpretando regulamentos e normas para o cumprimento;
• Analisar e negociar os termos e condições de atribuição antes da aprovação final;
• Identificar riscos significativos e recomendar planos para a mitigação incluindo a justificação de trabalhar em risco.

Fluxo de trabalho para o desenvolvimento de Sub award:

• Providenciar apoio no desenvolvimento da propostas de orçamento do Parceiro, processo de revisão e mecanismos para o desenvolvimento de subacordos;
• Rever orçamentos e se necessário apoiar a criação de ferramentas padrão adequadas para orçamentos/ narrativas de orçamentos que facilitam a planificação e custos de actividades;
• Assegurar que as ferramentas e procedimentos de desenvolvimento de subacordos sejam totalmente compreendidas pelos funcionários e parceiros;
• Rever os sub acordos antes de submeter ao Gestor Sénior de Contratos e Subvenções para a revisão final, antes do Escritório Regional e da submissão aos Doadores para a aprovação. E isso inclui: sub acordos, modificações, revisão de orçamento/ realinhamentos, extensões de custo, e outras operações que requerem a aprovação do doador tais como sub acordos, salários, taxas de consultoria, renúncias, etc.;
• Elaborar, negociar e avaliação conforme o caso os sub acordos, modificações e memorandos de negociação.

Coordenação de Pós Adjudicação:

• Apoiar a equipe de Finanças prestando o acompanhamento mensal dos relatórios com o foco na conformidade com todas as datas solicitadas, qualidade, etc. bem como as modificações, alterações, obrigações e prazos do programa;
• Assegurar que os desembolsos sejam prontamente executados com base no processo de acompanhamento, garantindo que os parceiros tenham suficientes e não excessivos recursos para as actividades e também assegurando que os desembolsos não excedam os compromissos (acordos);
• Garantir que todos os sub acordos e modificações estejam actualizados, reflectindo todos os princípios mutuamente acordados por ambas as partes e estejam de acordo com as orientações do Doador;
• Garantir que todos os sub acordos reflictam os objectivos mútuos acordados e que os interesses do FHI360 estejam totalmente salvaguardados;
• Garantir que os processos de sub acordos adiram totalmente aos requisitos da pré adjudicação e do FHI360 em termos de conformidade na descrição do programa, planificação, orçamento, processos de compras (procurement), autorizações, monitoria técnica e financeira se necessário, também assegurando que a Missão seja alcançada simultaneamente tal como requerida e aplicável;
• Garantir que todo o suporte documental seja anexado ao processo de pagamento relacionado ao sub acordo e assegurar que estes sejam adequados para auditoria e control interno. Documentos de suporte incluem, TOR/Descrição do Programa, curriculum/ resumo do sub beneficiário/subcontratado, documentação do processo de selecção, biodata, etc.;
• Garantir que o Sistema SAT esteja actualizado pela equipe de Finanças com todos os sub acordos executados e modificações;
• Actualizar o relatório de aquisições relativamente a equipamentos a serem adquiridos para a área de subvenções.

Desenvolvimento e Implementação de Sub Acordos:

• Analisar todos os Termos de Referência para todos os sub contratos e Descrição do Programa para todos os sub acordos, garantindo que todos os requisitos aplicáveis estejam incluídos e levados ao conhecimento de todos os potenciais candidatos em casos de falta de alguma informação e fazer o seguimento/acompanhamento;
• Garantir que todos os subacordos reflictam os objectivos mutuamente acordados e que os interesses do FHI360 estejam totalmente salvaguardados;
• Garantir que os processos de sub acordos adiram totalmente aos requisitos de pré adjudicação do FHI360 em termos de orçamentos, processos de aquisição, pedidos de autorização, processos de subcontratação e monitoria técnica e financeira se necessário;
• Garantir o desenho, fazer o acompanhamento para que a ocorrência/aprovação da Missão se concretize;
• Garantir que todos os documentos de apoio/ comprovativos dos sub acordos sejam anexados aos referidos processos de pagamento e assegurar que sejam adequados/ correspondentes e completos, e arquivá-los para auditoria e controle interno;
• Garantir que todos os documentos de suporte estejam inclusos no arquivo, Descrição do Programa, Termos de Referência, SOW, RFA/APS, sub acordos devidamente assinados, currículos dos subcontratados/subacordos (pessoal-chave), processo de selecção, PATS, bio data, memorandos de negociação, verificação de SAM (Sistema de Gestão de Adjudicação), certificação e garantias assinados, notas das reuniões, marcas e marcação de planos, relatórios/resultados, SFR, etc.;
• Conduzir os processos de fecho de sub acordos e responder aos assuntos relacionados as auditorias (interna e externa conforme aplicável e se necessário).

Qualificações

• Licenciatura com 3-5 anos de experiência em Contratos e Subvenções, experiência em gestão de sub acordos numa ONG (Organização Não Governamental) local ou internacional;
• Pelo menos três (3) anos de experiência em negociação de diversos portfólios de sub acordos;
• Conhecimento abrangente de regras e regulamentos de Doadores (USG e Não-USG) incluindo mas não limitado a USAID;
• Experiência de trabalho com Doadores internacionais;
• Excelentes habilidades numéricas e analíticas bem como capacidades de usuário de IT;
• Altamente flexível;
• Habilidades de comunicação oral e escrita;
• Habilidades fortes e efectivas para desenvolver, articular e implementar.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae;
• Cópias de Documentos;
• Cartas de Referência.

Nota: Informamos que só os candidatos seleccionados serão contactados.

Processo de Candidatura

Website: www.fhi360.org/careers

Validade: 30/04/2019

Local: Nampula