Oficial Sénior de Procurement & Logística

No âmbito das suas actividades, a Fundação pretende recrutar um (1) Oficial Sénior de Procurement & Logística, para Gaza.

Descrição Sumária

No âmbito de Gestão do Departamento, o Oficial Sénior de Procurement & logística deverá gerir as actividades do Departamento e assegurar a plena realização e cumprimento das tarefas adstritas ao Oficial de Procurement e Oficial de logística, realizar e consolidar o inventário geral de bens e equipamentos da Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation – em Gaza, iniciar e terminar processos de procurement , dar seguimento a manutenções, verificar a funcionalidade do escritório de Gaza e manter a Segurança, bem como apoiar as diferentes equipas (Técnica, SI e Operações)

Responsabilidades

Logística

• Garantir a Coordenação e logística dos treinamentos, workshops e conferências;
• Monitorar, comunicar e implementar as necessidades para a manutenção ou substituição de todos os Equipamentos e Bens do Escritório, assegurando uma acção atempada;
• Monitorar a necessidade de segurança e manutenção das infraestruturas (escritórios) e garantir a intervenção atempada sempre que necessário em coordenação com o Gestor de Operações;
• Assegurar a elaboração e/ou actualização bem como análise do inventário trimestral;
• Propor ao Gestor Provincial de Operações o abate ou descarte de bens ou equipamentos obsoletos, sempre que for necessário, dentro do Quadro das Políticas em vigor;
• Fornecer aconselhamento de alto nível de gestão de frota, incluindo a programação ideal, relatórios analíticos documentados sobre registos de utilização do veículo, relatórios de consumo de combustível e calendário geral para todos os veículos (manutenções e reparações);
• Garantir a actualização das ferramentas de gestão da frota, incluindo mapas de consumo mensal de combustível, manutenção de viaturas, motociclos e geradores;
• Assegurar o seguimento, elaboração e partilha do reporte mensal de furtos e extravios de bens e/ou equipamentos da Fundação;
• Analisar as áreas de risco em operações de Procurement & Logística e recomendar soluções mitigadoras;
• Garantir a formação regular (semestral) de motoristas e motociclistas em Políticas e procedimentos vigentes na Fundação.

Âmbito de Procurement

• Supervisionar os Oficiais de Procurement e de Logística e, garantir o pleno funcionamento da área de Procurement e Logística;
• Assegurar a implementação das políticas e procedimentos da Fundação para a gestão da cadeia de abastecimentos, incluindo as áreas de Procurement e aquisições, transporte e distribuição, gestão de stock e armazém e gestão de frota de veículos;
• Garantir a colaboração inter-departamental entre Finanças e Procurement no seguimento dos processos submetidos pelas diferentes áreas (técnica, SI e operacional);
• Estabelecer e manter um sistema de compras, garantindo que as especificações precisas e detalhadas são apresentadas por escrito antes do início da compra e coordena a colecta e entrega de compras eficientemente;
• Garantir o uso e apoio atempados no funcionamento do sistema de compras em vigor na Fundação;
• Elaborar, actualizar e partilhar, mensalmente, com o Gestor de Operações o mapa de Contratos vigentes e seu status (contratos e suas adendas), em particular os de: manutenção de viaturas e motorizadas, acomodação, combustíveis, produção e impressão de diverso material, manutenção de infra-estruturas, manutenção de escritórios – AC/extintores, montagem de mobiliário nos diferentes sites, créditos, etc…);
• Gerir a cadeia dos Fornecedores com conhecimento abrangente do padrão dos acordos: contratação, avaliação de risco e avaliação de fornecedores;
• Preparar relatórios periódicos (mensalmente) dos processos em curso da área de procurement e de Logística, para apoiar o Programa na tomada de decisões gerenciais;
• Apresentar relatórios mensais que assegurem que todas as compras são seguidas desde a emissão das IR’s, pagamento e fecho dos processos no Sistema, num prazo máximo de 30 dias, após a recepção dos bens ou serviços;
• Estabelecer e coordenar, com todos os Departamentos, um plano de aquisição global anual, minimizando assim as aquisições ad hoc, e auxiliar o projectos “para melhor gerenciamentos dos contratos e despesas previstas” actualizando numa base mensal regular para garantir a precisão ao longo do ano;
• Garantir a realização de reuniões de coordenação com a equipa de Procurement e Logística, envolvendo, sempre que necessário, outros intervenientes.

Requisitos

Educação & Experiência

• Licenciatura em Gestão e Administração de empresas, economia ou outras áreas relacionadas;
• Comprovada experiência mínima de três anos de trabalho em ambiente de doador financiado em contratos e subvenções de gestão (de preferência do Governo Norte Americano) nas áreas de Logística, incluindo procuremnent, transporte, armazém e inventário.

Conhecimentos, Competências & Habilidades

• Capacidade de redigir relatórios em língua Portuguesa e inglesa (Escrito e Falado);
  Habilidades de comunicação e negociação Excelentes;
• O pensamento estratégico e capaz de trabalhar em ambientes de equipe e assumir a liderança adequada;
• Disponibilidade para viagens (dentro e fora da Província);
• Profissionalismo, idoneidade e alto sentido de responsabilidade;
• Bons conhecimentos de informática na óptica do utilizador (Word, Excel, Outlook);
• Elevada capacidade de trabalhar sob pressão;
• Honestidade e integridade;
• Nacionalidade Moçambicana;
• Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
• Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
• Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
• Alto sentido de Responsabilidade e Liderança;
• Proactivo e criativo;
• Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar;

• Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir múltiplos prazos, e resolver problemas;
• Habilidade em lidar com situações de conflito;
• Capaz de executar multiplas tarefas com apoio muito limitado;
• Capacidade de manter confidencialidade e discrição.

Exigências

• Curriculum Vitae.

Sobre a Organização

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation é líder global na luta contra o HIV e SIDA pediátrica, trabalhando em 16 países e em mais de 5.000 locais em todo o mundo para impedir a transmissão do HIV para crianças e ajudar as pessoas já infectadas. Hoje, devido ao grande sucesso do trabalho da Fundação e de seus parceiros, o SIDA pediátrico foi praticamente eliminado nos Estados Unidos. Com uma equipe global crescente de mais de 3.100 – nove em cada 10 que trabalham no campo – a missão global da Fundação é implementar prevenção, cuidados e tratamento; avançar a pesquisa inovadora; e executar actividades estratégicas de advocacia globais e direccionadas para trazer mudanças dramáticas à vida de milhões de mulheres, crianças e famílias em todo o mundo.

Processo de Candidatura

Link: https://cho.tbe.taleo.net/cho01/ats/careers/v2/viewRequisition?org=PEDAIDS&cws=47&rid=2146

Validade: 02/09/2020

Tel: +258 21 48 89 01/02

Local: Gaza