Assistente Administrativa

A Associação PROGRESSO pretende recrutar para o seu quadro de pessoal uma (1) Assistente Administrativa para Lichinga.

Contexto

A Associação Progresso (PROGRESSO), é uma organização não governamental de carácter associativo, sem fins lucrativos, criada em Março de 1991, com objectivo geral de contribuir para o desenvolvimento sócio-económico e cultural do país, melhorando as condições de vida das camadas menos favorecidas da população moçambicana, aumentando a sua capacidade de intervenção e de gestão em conformidade com os seus valores sociais e culturais.

Objectivo

Fornecer suporte a todos os colaboradores e fazer a gestão das actividades gerais da Organização. Auxiliar a equipa nas actividades e necessidades operacionais, como contacto com o ambiente externo. Fazer gestão da correspondência recebida e enviada, receber e encaminhar visitas, fazer a gestão dos eventos da organização como reuniões da direcção, cumprindo todos os procedimentos necessários referentes aos mesmos.

Tarefas e Responsabilidades

Principais Responsabilidades

• Manter sistemas administrativos da instituição, incluindo recursos de informação, arquivo geral, (electrónico e físico), contactos, viagens e subscrições;
• Supervisionar as limpezas e manutenções do escritório, dando uma aparência agradável interna e externa;
• Garantir o bom funcionamento quotidiano do escritório e manter um ambiente de trabalho saudável;
• Assegurar que os adiantamentos estejam justificados e/ou reembolsados mensalmente;
• Cumprir com os prazos estipulados pela Direcção Executiva para entrega das pastas de contabilidade completas e controladas;
• Efectuar a gestão do fundo de maneio;
• Assistir em todas as questões administrativas relacionadas com a organização de reuniões, seminários de formação, conferências, viagens e acomodação.
• Garantir que seja efectuada a recolha de toda documentação de justificativos inerentes aos pagamentos;
• Receber e encaminhar os visitantes da organização;
  Emitir, registar e encaminhar o fluxo de entradas e saídas de expediente;
• Receber chamadas externas e dar o devido encaminhamento;
• Calendarizar, organizar e supervisionar as viagens de acordo com as necessidades da equipa;
• Assegurar que os materiais de escritório e os equipamentos estejam disponíveis e em funcionamento;
• Controlar os contratos de telefone e o mapa mensal de atribuição de créditos de comunicação mensal;
• Fazer a gestão de gastos fixos (água da FIPAG e água para consumo, luz, telefone e prestação de serviços de táxi entre outros);
• Receber, registar e submeter pedidos de viagem ao sector de Tesouraria e organizar a logística necessária para as viagens;
• Fazer a supervisão dos consumíveis da cozinha;
• Fazer a supervisão do diário de bordo do motorista, bem como do uso da viatura, incluindo o registo das deslocações e viagens, partidas e regressos de todos os destinos assim como a quilometragem inicial e final de cada deslocação;
• Assegurar que os serviços de manutenção da(s) viatura(a) da Progresso é feita em tempo oportuno, e toda a documentação está actualizada;
  Realizar outras actividades que lhe forem incumbidas pelo supervisor no âmbito de desempenho das suas funções.

Responsabilidades Transversais

• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas.

Responsabilidades Adicionais

• Os deveres e responsabilidades estabelecidos acima não são exaustivas e o detentor de função poderá ter funções adicionais necessárias  dentro da razoabilidade de seu nível de competências e experiência.

Requisitos

Qualificações Académicas

• Licenciatura em Gestão e Administração de Empresas, contabilidade ou áreas afins

Experiência e Habilidades

Essencial

• No mínimo 2 (dois) anos de experiência como Assistente Administrativo/Secretariado;
• Conhecimento de sistemas de gestão de escritório;
• Conhecimento prático de equipamentos de escritório, impressoras, PBX etc.;
• Experiencia de trabalho sob pressão;
• Conhecimento de MS Office (Word, Excel);
• Comprovada capacidade de organização incluindo habilidades para planificar, estabelecer prioridades e assegurar o cumprimento do trabalho de acordo com as exigências relativas a prazos e metas estabelecidas.

Desejável

• Capacidade para trabalhar de forma independente e harmoniosamente com a equipa;
• Ter habilidades para analisar as diferentes questões e problemas para ajudar a identificar soluções;
• Actuar com ética no exercício da função;
• Alto nível de profissionalismo, integridade;
• Habilidades de comunicação;
• Compromisso e compreensão dos objectivos da Progresso valores, missão e visão.

Nota: A PROGRESSO não faz nenhum tipo de cobrança em quaisquer das fases do processo de recrutamento e não procede  por via de nenhum agente de Recrutamento.