Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) Tempo Inteiro

O CESC – Centro de Aprendizagem e Capacitação da Sociedade Civil é uma organização moçambicana, sem fins lucrativos, que tem como missão Fortalecer a capacidade de participação activa do cidadão e das Organizações da Sociedade Civil nos processos de desenvolvimento socioeconómico e político, investindo na promoção de ferramentas e facilitação de engajamento cívico, na partilha de aprendizagem, monitoria e advocacia em prol de políticas e serviços públicos que respondem as necessidades dos cidadãos.

No âmbito da implementação de Programas e Projectos, o CESC pretende recrutar 1 (um) Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) para Província de Cabo Delgado.

Abaixo, é apresentado o escopo da função e os requisitos que os candidatos devem reunir para o adequado exercício da mesma.

1. Missão

O/A Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) tem a missão de prestar assistência na gestão administrativa e financeira para o bom funcionamento dos escritórios e das operações do dia a dia dos Programas/Projectos por meio da requisição, distribuição e controlo dos materiais, equipamentos e consumíveis de escritório e sua manutenção. A missão do Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) inclui apoiar na logística, gestão de expediente, organização de eventos, recepção de visitas e zelar pelo ambiente e condições seguras e saudáveis das instalações do CESC.

2. Responsabilidades e Tarefas

O/A Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) será responsável pelas seguintes tarefas:

• Proceder com a recepção e tramitação de correspondência.
• Realizar serviços de expediente junto de entidades externas (entrega de documentos, equipamentos, realização de pagamentos entre outros).
• Proceder com recepção e o envio de cargas, materiais e equipamentos não acompanhadas, conferindo o material vs guia de entrega.
• Prestar apoio com os actividades de Compras e Logística, fazendo seguimento com fornecedores quando necessário.
• Organizar processos de viagens, Perdiem, acomodação e recolha no aeroporto dos colaboradores e outras visitas de trabalho e efectuar dos devidos justificativo das despesas sempre que necessário.
• Prestar apoio na organização de treinamentos internos e externos, alocando os recursos e materiais necessários incluindo o transporte, catering e outros.
• Apoiar na verificação de amostra de material adjudicado.
• Realizar o levantamento de necessidade, requisições, pagamentos de diversos materiais e equipamentos de escritório, bens e serviços administrativos e programáticos para que a operação do dia a dia da ocorra sem problemas.
• Proceder com a distribuição dos materiais e consumíveis de escritório, registando as entradas e saídas desses materiais no mapa de controlo.
• Realizar o controlo de stock de consumíveis e diversos materiais e equipamentos de escritório e solicitar sua reposição em tempo útil.
• Prestar suporte na realização de reuniões e eventos internos e externos, elaborando as actas de reuniões sempre que necessário.
• Manter o registo e inventario actualizado de diversos materiais e equipamentos de escritório, veículos e outros activos em coordenação com administração e finanças.
• Organizar induções e informações referentes aos colaboradores, bem como a recolha, verificação e envio em tempo útil dos timesheets da província ao responsável pela Administração e Recursos Humanos.
• Realizar a gestão da frota auto e manutenção periódica bem como renovação de seguro, manifesto, inspecção, taxa de rádio, sistema de controlo e segurança do veículo, manutenção dos extintores, taxas de letreiro.
• Submeter o plano mensal das actividades conforme os prazos definidos, incluindo o respectivo checklist.
• Efectuar o envio de documentos financeiros e contabilísticos originais obrigatórios dos processos submetidos numa base mensal.
• Recolher, organizar e enviar Facturas/Recibos/Guias de Remessa/ VD/ Lista de Presença e Participação/ Contratos.
• Partilhar as Facturas e Recibos relacionados a assistência medica dos colaboradores conforme os prazos definidos.
• Verificar, organizar e arquivar documentos e informações dos processos administrativos e financeiros dos programas/projectos e administrativos.
• Organizar e manter actualizado arquivos e documentação física e electrónica administrativa e financeira e outras relevantes em conformidade.
• Apoiar na preparação de relatórios regulares das actividades administrativas e financeiras, incluindo análises de gastos de escritório e recomendações para melhorias.
• Auxiliar na auditoria interna e externa, preparando e fornecendo a documentação necessária.
• Prestar suporte e comunicar-se de maneira eficaz com outras áreas administrativas e programáticas da  organização para alinhar prioridades e necessidades de administrativas e financeiras.
• Realizar outras funções relacionadas ao cargo e indicadas pelo supervisor(a).

3. Requisitos Profissionais

3.1 Habilitações Académicas

• Nível Técnico Profissional/ Licenciatura em Gestão, Administração, Contabilidade, Recursos Humanos ou áreas afins.

3.2 Conhecimentos Técnico-Profissionais

• Conhecimentos de Operações Administrativas & Financeiras.
• Conhecimentos de gestão de escritórios e logística.
• Conhecimentos das normas administrativas e financeiras.
• Conhecimento do estado de desenvolvimento e do contexto social do País em geral.
• Bons conhecimentos de ferramentas informáticas (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc).
• Experiência na utilização de   software de contabilidade em especial PHC.
• Domínio da língua portuguesa, bem como as línguas locais das zonas de influência do programa e inglês básico.

3.3 Competências de Gestão e Comportamentais

O (A) Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) deverá possuir as seguintes competências comportamentais:

3.3.1 Competências Comportamentais

• Integridade e Transparência.
• Boa capacidade de comunicação, capaz de comunicar conceitos complexos de forma clara e concisa aos gestores e coordenadores, e outros.
• Orientação para resultados planeados.
• Criativo e com flexibilidade de adaptação a mudanças.
• Relacionamento Interpessoal.
• Resiliência, Inovação e Aprendizagem continua.
• Observância de Normas e Procedimentos.

3.4 Tempo de Experiência

• A função requer uma experiência profissional mínima de 2 anos em funções similares e de preferência em organizações não governamental ou sem fins lucrativos.

3.5 Expectativa Salarial

• O(A) candidato(a) deve identificar o intervalo de expectativa salarial.

4. Estimativa de Calendário de Inicio de Actividade

• Novembro de 2025

5. Documentação a submeter pelo candidato

• Curriculum Vitae (CV) actualizado em português (incluindo referências).
• Carta de Motivação da Candidatura.
• Cópia do Certificado de Habilitações.

Link para candidatura: https://app.whirelab.com/vacancy/67b85cb569a2b6167455e416

Nota: Serão seleccionados preferencialmente os candidatos residentes em Cabo Delgado. Encorajamos fortemente a candidatura de mulheres e estamos comprometidos com a igualdade de oportunidades em todas as nossas práticas de recrutamento.

Aviso

O CESC não recorre aos serviços de terceiros para proceder o recrutamento de candidatos a emprego e muito menos, procede qualquer tipo de cobrança aos candidatos. Para denuncias aceda ao portal https://denuncia.cescmoz.org