Vaga para Assistente Administrativo e Financeiro (Maputo) Tempo Inteiro

Email: recrutamentos.vagas.adm@gmail.com

Validade: 19/01/2015

Local: Maputo

Uma Empresa sem fins lucrativos pretende recrutar para o seu quadro pessoal, um (1) Assistente Administrativo e Financeiro.

Responsabilidades

Gestão Financeira

• Analisar os documentos de suporte dos processos de pagamento e garantir a execução atempada dos pagamentos para todas as despesas que tenham sido já autorizadas e aprovadas;
• Garantir que os benefícios dos pagamentos sejam informados sobre possíveis discrepâncias nos documentos de suporte submetidos;
• Assegurar a reconciliação entre as facturas recebidas e os contratos celebrados com provadores de serviços e fornecedores de bens;
• Realizar e actualizar os registos contabilísticos e o inventário de imobilizado em conformidade com as politicas e procedimentos contabilísticos;
• Ser responsável pela guarda e gestão do fundo de maneio, garantindo que a organização tenha recursos suficientes no escritório e na conta bancária para realizar pagamentos;
• Realizar a contagem física de numerário e reconciliar diariamente o fundo de maneio, para alem de preparar e submeter semanal e mensalmente os relatórios de evolução do fundo de Maneio;
• Guardar em segurança todos os documentos contabilísticos incluindo os livros de cheques, as requisições de pagamento, os registos de descontos para efeito de impostos e de segurança social, os modelos de descontos para pensões e as cadernetas de bordo;
• Organizar o processo de aquisição de bens e provedores de serviços, para efeitos de aprovação pelo Director Geral;
• Preparar as requisições de fundos para efeitos de registo contabilístico, devendo para o efeito classificar as receitas e as despesas em conformidade com o plano de contas da organização e garantir que todos os documentos de suporte a cada transacção estejam dentro do processo de contas;
• Preparar, mensalmente, a reconciliação das contas bancárias para a sua aprovação pelo Oficial Administrativo.

Administração e Logística

• Receber, registar e encaminhar aos respectivos colaboradores as chamadas recebidas e emitidas, os faxes, os e-mails, as mensagens telefónicas deixadas na secretaria electrónica, a correspondência física e os e-mails do domínio principal, devendo igualmente assegurar que toda a documentação enviada pelo escritório, para entidades externa o seja dentro do prazo;
• Gerir a recepção do escritório, receber as visitas e garantir que as mesmas se sintam acolhidas e que os seus assuntos sejam tratados de forma profissional;
• Organizar, gerir e coordenar as viagens do pessoal, devendo assegurar a aquisição de passagens, a obtenção de vistos e a confirmação de reserva de hotéis para efeitos de acomodação;
• Gerir e confirmar a reserva de hotéis para acomodação de hospedes e visitas da organização, devendo igualmente organizar encontros, workshopes e as respectivas salas de sessões e as respectivas salas de sessões;
• Enviar e receber a correspondência física, assegurando uma eficaz disseminação de informação;
• Organizar e conservar as revistas e boletins informativos;
• Desenvolver e manter um sistema de gestão dos registos eficaz e eficiente, que facilite a conservação dos documentos da organização;
• Prestar apoio administrativo de forma atempada, coordenar as actividades realizadas pelos vários escritórios / direcções e partilhar a informação sempre que necessário, garantindo assim o funcionamento sem sobressaltos da organização;
• Garantir a custodia dos bens e equipamentos da organização, assegurar que o equipamento, os computadores e acessórios, a maquina fax, a maquina fotocopiadora, o telefone, etc.. Estejam permanentemente limpos e em bom estado de conservação, para alem de prestar assistência para a operações equipamentos;
• Garantir que o escritório funcione continuamente sem sobressaltos e assegurar-se que o mesmo esteja permanente limpo, higiénico e que proporcione um ambiente de trabalho seguro para o pessoal;
• Controlar o movimento das viaturas das viaturas e monitorar os registos das cadernetas de bordo, assegurando-se que as mesmas sejam actualizadas mensalmente;
• Supervisionar os motoristas e responsáveis pela limpeza do escritório de modo a manter o escritório limpo.

Apoio a Área de Recursos Humanos

• Conservar e actualizar os registos / informações dos processos individuais dos colaboradores, os planos de férias, e consolidar os planos anuais de trabalho de todos os colaboradores;
• Organizar o processo de recrutamento de novos colaboradores, preparando a documentação necessária e todo processo de anúncio de vagas e processo de selecção dos candidatos, que poderá incluir a recepção dos currículos e a triagem inicial;
• Assegurar o registo e o cumprimento das obrigações legais da organização que poderão incluir a renovação dos títulos de propriedade dos bens e equipamentos da organização, a realização dos pagamentos decorrentes das deduções para efeitos de impostos, segurança social, pensões do pessoal, seguros, entre outras obrigações;
• Gerir e actualizar o esquema de pensões dos colaboradores;
• Monitorar e supervisionar mensalmente os registos dos movimentos de viaturas estejam em óptimas condições de trabalho sempre, actualizar mensalmente os registos dos movimentos de viaturas, actualizar os registos dos armazéns, actualizar as medidas de segurança do escritório, etc;
• Supervisionar os colaboradores da limpeza e garantir que o escritório e o seu respectivo ambiente de trabalho estejam permanentemente limpos.

Requisitos

• Nível Médio do Ensino Secundário Geral ou Técnico Profissional;
• Capacidade de realizar registos contabilísticos, preparar e analisar relatórios;
• Capacidade para operar aplicações informáticas de contabilidade ou outros pacotes informáticos é obrigatória;
• Conhecimentos de informática e de realização de registos contabilísticos;
• Alto sentido de integridade que permita gerir bens, dinheiro e operações que envolvem recursos financeiros;
• Boas habilidades interpessoais que o permitam relacionar-se com pessoas de diferentes níveis, proveniências, culturas, estratos sociais, entre outras;
• Nível apurado de atenção ao detalhe, que o permita examinar os documentos de suporte antes de realizar os pagamentos;
• Capacidade de planear e organizar os documentos de tal forma que possa realizar as tarefas, arquivar os processos de contas e localizar e aceder aos registos contabilísticos de forma eficiente;
• Boa capacidade de comunicação oral e escrita;
• Boas habilidades de organização, que o permitam calendarizar os pagamentos, preparar os relatórios, classificar, arquivar e aceder aos documentos dentro dos prazos estipulados;
• Disponibilidade Imediata.

Benefícios

• Salário compatível com o posto e demais benefícios gerais aos trabalhadores (assistência medica e medicamentosa, décimo terceiro salário e pensão etc) cujos termos constarão do contrato.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Pedido de Aceitação da Candidatura;
• Cópia de Comprovativo de Habilitações Literárias;
• Duas Cartas de Recomendações e respectivos Contactos.