Assistente Administrativo Tempo Inteiro

A Management Sciences for Health (MSH) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo no âmbito do programa MTaPS da USAID.

Contexto

A USAID MTaPS está actualmente a apoiar o Ministério da Saúde de Moçambique (MISAU) a reforçar a regulamentação farmacêutica, melhorar os serviços farmacêuticos e os resultados dos pacientes. Além disso, o MTaPS foi designado pela USAID para prestar apoio a vários países visados pela USAID na área da Agenda Global de Segurança na Saúde (AGSS) e particularmente na contenção da resistência antimicrobiana (RAM).

Descrição

O Assistente Administrativo apoiará o Especialista em Finanças e Administração na gestão financeira e administrativa do escritório da MSH e do programa MTaPS Moçambique. Assistirá no apoio à implementação das actividades do programa e gestão do escritório, realizando tarefas de secretariado, agendamento de reuniões, transporte e apoio logística, aquisição de bens e serviços de apoio, apoio financeiro, cópias, arquivo e digitalização(scan) de documentação, bem como ajudará a manter as operações do escritório ou das instalações eficientes. O Assistente Administrativo deve conhecer e aderir à política de Integridade de Aquisição de Bens e Serviços da MSH e ajudar a salvaguardar os bens (financeiros e físicos) da MSH e, em última instância, o doador contra fraude, perda, ou utilização indevida dos recursos. Neste caso, ele/ela assistirá o Especialista de F&A no desempenho de algumas funções de acordo com as instruções.

Responsabilidades

• Assistir o Especialista de F&A nas reservas de viagens e alojamento e autorizações de processamento de apoio;
• Assistir a equipa na reserva de salas de reuniões, necessidades de catering;
• Assistir a equipa na preparação de materiais para conferências/workshops ou na recolha da documentação dos participantes ou no preenchimento de formulários, relatórios de formação e listas de presenças;
• Assistir na reserva de bilhetes segundo o itinerário fornecido e organizar transferências do aeroporto;
• Assistir na preparação e divulgação de informações de viagens nos briefings dos visitantes;
• Assistir na organização dos transportes terrestres (táxis ou carros/condutores), trabalhando com a equipa para elaborar um itinerário a partilhar, conforme solicitado;
• Responsável pelo atendimento, como recepção e realização de chamadas, visitantes, entregas e despachos;
• Monitorar os controlos de acesso biométricos para garantir o seu bom funcionamento;
• Coordenar e agendar as reservas na sala de reuniões e qualquer necessidade de apoio durante a utilização, tal como a instalação do equipamento relevante.
• Assistir na entrega dos materiais adquiridos ao MISAU e outros parceiros (Crédito, Toner, Papel, Certificados);
• Enviar, entregar, recolher correspondência e documentos incluindo Notas de Entrega/Protocolo de Entrega, justificações de Crédito;
• Coordenar e preparar correspondências, correios/envio de documentos para/dos locais do projecto;
• Ajudar nas chamadas de contacto dos vendedores para o levantamento de cheques e ajudar na entrega dos pagamentos aos órgãos governamentais antes das datas de vencimento;
• Ajudar na preparação dos comprovativos, assegurando que toda a papelada necessária seja anexada;
• Carimbar os comprovativos de pagamento com os documentos pagos;
• Assistir a equipa em qualquer agendamento de reuniões externas;
• Preencher previamente documentação sob a supervisão e orientação da equipa, tais como Requisições de Compra; Adiantamentos de Viagens, planos, perfis de actividades;
• Apoiar a equipa com cópias, impressão, digitalização e arquivo de rotina do programa, material financeiro e de formação;
• Manter o inventário da loja dos consumíveis da cozinha do escritório e artigos de papelaria;
• Apoiar o especialista de F&A na actualização rotineira do rastreador de bens com toda a informação necessária;
• Quaisquer outras funções atribuídas pela direcção.

 Requisitos

Qualificação & Experiência

• Mínimo de formação Técnica e Profissional em Administração ou áreas relacionadas ou Licenciatura em Administração de Empresas;
• Pelo menos 1-2 anos de experiência de trabalho em Administração, Logística e Gestão da Secretaria principal;
• Conhecimentos básicos de aquisições e trabalho com projectos financiados pela USAID;
• Conhecimento da regulamentação aplicável será uma vantagem adicional;
• Deve ter conhecimentos básicos de aspectos-chave da administração, aprovisionamento, contabilidade, criação e análise de lançamentos diários;
• Deve ter fortes capacidades administrativas e organizacionais, demonstrar capacidade de trabalhar como um membro eficaz da equipa num ambiente complexo e de ritmo acelerado;
• Além disso, deve ser proficiente em aplicações informáticas relevantes que incluem processamento de textos, bases de dados, folhas de cálculo, e apresentações (de preferência aplicações Microsoft Office); e vontade de aprender novos pacotes de software;
• O candidato seleccionado deve ser um líder do grupo ou da equipa forte com excelentes capacidades de comunicação e de relacionamento interpessoal;
• Deve ser fluente em inglês, incluindo capacidades de leitura, escrita e fala.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Candidatura.

Nota: Se tiver qualquer dificuldade para se inscrever, envie uma explicação do seu problema para iRecruiterproblem@msh.org. Apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados.

Sobre a organização

A Management Sciences for Health (MSH), uma organização global de saúde sem fins lucrativos, usa abordagens comprovadas desenvolvidas ao longo de 40 anos para ajudar líderes, gestores de saúde e comunidades em países em desenvolvimento a criar sistemas de saúde mais fortes para maior impacto na saúde. Trabalhamos para salvar vidas colmatando a brecha entre o conhecimento e a acção em saúde pública. Para obter mais informações, visite o nosso website www.msh.org.

Processo de Candidatura

Link:

Validade: 27/08/2021

Local: Maputo