Vaga para Assistente Administrativo (United Nations Volunteers) Tempo Inteiro
Candidaturas encerradas
A United Nations Volunteers pretende recrutar para o seu quadro de pessoal, um (1) Assistente Administrativo (Voluntário Nacional das Nações Unidas).
Responsabilidades
Sob a supervisão directa do Chefe do Escritório e Director Nacional e em estreita colaboração com a Assistente do Programa, o /a Voluntário Assistente Administrativo irá realizar as seguintes tarefas:
Assegurar o estabelecimento de um sistema de interacção eficiente e efectivo de coordenação com outras Unidades relevantes do PNUD, planificar e monitorar o orçamento dos Serviços Comuns, em colaboração com o UNDSS monitorar a implementação e o cumprimento do requisitos de segurança das residências, do escritório e do staff do IFAD;
Apoiar na execução das actividades estabelecidas no plano de trabalho, na manutenção e controlo dos compromissos e despesas assim como no orçamento anual e o e fecho de contas;
Assegurar que todos os documentos administrativos estejam organizados para os despachos aduaneiros e devidas isenções;
Assegurar uma boa gestão do escritório incluído a preparação e submissão atempada dos inventários, e as compras de materiais de escritório;
Apoiar na coordenação e supervisão de motoristas, supervisão regular dos veículos, manutenção e seguros;
Verificação dos livros de registo de veículos e consumo de combustíveis e apoiar na investigação dos casos dos acidentes e roubos;
Organizar o processo de procurement incluindo recibos e pagamentos, participar na selecção dos vendedores e outros procedimentos de procurement, e serviços de logística e recrutamentos temporários de acordo com os procedimentos do UNDP e IFAD;
Fazer a gestão do escritório que inclui a gestão dos sistemas electrónicos, redacção de cartas e memorandos, coordenação de reuniões e seminários.
Experiência e Qualificações
Grau de Licenciatura em Gestão ou Administração Pública, Sociologia, Relações Internacionais ou outras áreas relacionadas;
No mínimo dois (2) anos de experiência de trabalho na área de apoio a administração e programa. Sendo vantagem a experiência em orçamentos e contabilidade;
Capacidade de comunicar fluentemente com diferentes parceiros para construir redes de trabalho, bom domínio da língua Inglesa é essencial e outras línguas oficiais do IFAD como Árabe, Francesa e Espanhol é uma vantagem;
Habilidade no uso de computadores e outros pacotes de software de escritório (MS Office);
