Assistente de Administração e Finanças Tempo Inteiro

A Associação ELOS pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente de Administração e Finanças para Manica e Tete.

Propósito

O Assistente de Administração e Finanças é responsável por fornecer apoio administrativo aos escritórios para garantir bom funcionamento dos mesmos. Isso inclui fornecer apoio administrativo para os visitantes ou consultores. Ajudar com a manutenção de activos, gerenciamento de petty cash de escritório e pedindo para suprimentos equipamentos necessários para o escritório. Irá trabalhar em estreita colaboração com o Gestor Provincial de Administração e Finanças, para assegurar funções administrativas são implementadas e proactivamente identificar lacunas e fazer sugestões de melhoria.

Responsabilidades

• Fornecer apoio administrativo e garantir o bom funcionamento do escritório;
• Ajudar com as funções de compras, conforme necessário;
• Assegurar a manutenção adequada dos bens da Associação;
• Assegurar pela manutenção actualizada de sistemas/ registos, incluindo todos os registros de itens em estoque, enviados, recebidos, emprestado ou devolvido e manter um registo actualizado de todos os estoques;
• Auxiliar na marcação de todos os activos do escritório;
• Auxiliar na verificação física de inventário, e estoques e activos de escritório;
• Fornecer orientação regular/ feedback para o Pessoal na rotina de escritório;
• Envio de faxes em questões relacionadas com o trabalho de escritório;
• Gestão e Controle de petty cash;
• Distribuição de expedientes/correspondência para o pessoal respectivo;
• Pagamentos de impostos (INSS, IRPS, veículos), contas (rendas, luz, água, telefone e internet) e seguro dos trabalhadores e veículos da organização, conforme necessário;
• Garante a operação eficiente do sistema de planeamento de viagens do pessoal;
• Responsável pela logística com hotéis, serviços de rentcar, reservas e compras de bilhetes de viagem, obtenção de seguros de viagem, prestar serviço ao pessoal da organização e parceiros, como também pela resolução de quaisquer problemas de viagem;
• Responsável pela actualização do plano de actividades semanal (viagens, formações, etc);
• Rever e verificar facturas relacionadas com acomodação, rent-car e viagens antes de encaminhar ao Departamento de Finanças para o pagamento;
• Organizar processos de pagamentos e garantir o envio antempado a escritório Central;
• Assegura a obtenção de visto e pedido de passaporte e requisitos, relocação de pessoal;
• Coordena a recepção de encomendas de material de escritório do escritório de Maputo ou outras províncias.

Requisitos

• Formação Técnico profissional em Administração, Contabilidade ou Nivel Médio – 12ª Classe;
• Mínimo de 2 anos de experiência na área de administração e finanças;
• Fluência verbal e escrita em Português;
• Experência com uso do Primavera;
• Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
• Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
• Capacidade para trabalhar com autonomia e responsabilidade;
• Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir efectivamente situações de pressão.

Exigências

• Carta de Apresentação;
• Curriculum Vitae detalhando as experiências relevantes e referências.

Nota: Indique o assunto e o local: “Assistente de Administração e Finanças – Manica/Tete”. Somente os candidatos selecionados para entrevista serão contactados.

Posição reporta a: Gestor Provincial de Administração e Finanças