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A Concern Worldwide pretende recrutar para o seu quadro de pessoal, um (1) Assistente Financeiro.
Objectivo:
- Garantir que o dinheiro e as transacções bancárias no Escritório de Chimoio sejam feitas e reconciliadas em conformidade com as normas e em tempo útil. Fazer a verificação da documentação de suporte e certificar-se que está completa, certificar se de que todos os sistemas de controlo foram implementados, a devida autorização obtida e codificação feita antes do processamento dos pagamentos. Todos os pagamentos serão registados nas folhas da caixa e do banco num base diária e os processos arquivados segundo os procedimentos Concern.
Principais Responsabilidades
Fundo de Maneio
- Pagamento em dinheiro de acordo com os procedimentos e políticas da Concern;
- Preenchimento de toda a documentação associada a essas transacções;
- Lançamento diário numa folha da caixa do Excel de todas as transacções;
- Assegurar que os fluxos sejam fechados em tempo útil;
- Assegurar que a caixa esteja guardada de forma segura durante o horário de caixa;
- Assegurar que o dinheiro está disponível em várias denominações existentes;
- Preparação da contagem da caixa cada moeda no final de cada semana e de cada mês, reconciliando os saldos de caixa aos saldos da folha da Caixa – assegurando que todos os códigos são correctamente lançados.
Processamento de Pagamentos
- Receber os documentos de suporte da Logística/administração/Escritórios de Base;
- Reconciliação dos documentos do fornecedor com registos da Concern e resolver em caso de variações;
- Encaminhamento processos de pagamentos bem documentados para aprovação;
- Rastreamento adequado de todos os documentos nas várias fases de processamento;
- Preparação de cheques, de acordo com as políticas da Concern;
- Assegurar que a todos os pedidos/pagamento (devidamente documentados) são totalmente processados até 2 dias após terem sido recebidos nas finanças;
- Controle das retenções na fonte de impostos e salários e garantir que os pagamentos são feitos em tempo útil, e nos valores correctos;
- Preenchimento de toda a documentação associada a todos recebimentos e pagamentos em dinheiro/banco;
- Assegurar que os Livros de cheques na sua posse sejam guardadas de forma segura;
- Assegurar que novos livros de Cheques sejam solicitados em tempo útil.
Caixa e Banco
- Responsável pela verificação e assinatura dos extractos bancários diariamente para assegurar que todos os débitos e créditos sejam feitos em linha com os recebimentos e pagamentos bancários feitos;
- Controle dos saldos de cada uma das contas bancárias assegurando que os saldos estão em linha com os Procedimentos da Concern;
- Elaboração de reconciliações bancárias para todas contas bancárias mensalmente até o dia 5 do mês seguinte.
Manutenção da Folha das Contas
- Lançamento de todas as transacções na folha da caixa Excel diariamente, assegurando a codificação e que todos os códigos estão correctos, as descrições são apropriadas e as taxas de câmbio estão corretas e de acordo com os procedimentos de revisão do Oficial de Finanças;
- Prepare as folhas das contas e assegurar que todos os códigos estão correctos e que as descrições são apropriadas para revisão do Contabilista Financeiro;
- Auxiliar na preparação das reconciliações do balanço mensal para revisão pelo Coordenador da Área até o dia 20 de cada mês.
Fluxo de Caixa
- Controle diário dos saldos bancários registados para assegurar que os saldos bancários e da caixa não vão abaixo dos limites definidos;
- Preparação dos pedidos de transferências de Dublin através da consulta com os autorizadores do orçamento das projecções mensais da caixa;
- Dar Seguimento com o banco em caso de atraso de créditos de fundos nas contas bancárias da Concern.
Outros Deveres
- A (O) Assistente Financeira (o)pode ser atribuído outras tarefas tais como substituir nas funções de caixa em outros Escritórios ou bases na ausência ou solicitado a auxiliar na realização de outras tarefas específicas durante períodos com muito trabalho;
- Auxiliar no processo de auditoria interna ou externa.
Importante
- Assegurar a não divulgação de qualquer informação adquirida no decurso do seu trabalho, relativa às práticas e procedimentos da Concern Worldwide, a qualquer outra pessoa ou organização, excepto na em execução normal dos deveres acima descritos;
- Assegurar a protecção rigorosa e segurança de dados financeiros e documentos em todos os momentos, incluindo o armazenamento seguro, preciso e completo do arquivo e limitar o acesso ao escritório de finanças a apenas pessoal autorizado;
- Assegurar a estrita observância dos procedimentos financeiros e da Política de fraude da Concern Moçambique e permanecer dentro dos limites dessas políticas em todos os momentos;
- Assegurar, junto com todos os colegas, que todas as actividades sejam implementadas e geridas de forma participativa e transparente, de acordo com as políticas e procedimentos da Concern Worldwide.
Resposta a Emergências:
- Participar e contribuir na medida do necessário para a resposta de emergência da Concern quanto e quando necessário;
- Cumprir com as directrizes da Concern do Código de Conduta, saúde e de segurança em situações de emergência.
Requisitos
- Licenciatura em Contabilidade/Gestão Financeira ou administração e gestão de empresas;
- Um recorde académico muito forte;
- Experiência mínima de um (1) ano em ambiente de trabalho das ONGs ou num escritório de contabilidade;
- A capacidade muito forte de aprender rápido e uma atitude “posso fazer”;
- Ser capaz de fazer boas apresentações e preparar bons relatórios;
- Ser capaz de demonstrar um alto nível de responsabilidade, integridade e ser um bom membro de equipa;
- Habilidades de comunicação oral e escrita;
- Proficiência em Microsoft ambiente Windows, Word e Excel incluindo programas informáticos de Contabilidade.
Outras Competências Essenciais:
- Precisão e rigor;
- Organização e Planificação pessoal;
- Flexibilidade;
- Conhecimento de Inglês Básico para ser capaz de se comunicar e escrever;
- Bons conhecimentos de Inglês, leitura e escrita será uma vantagem.
