Assistentes de Administração, Finanças e Logística Tempo Inteiro

A Solidar Suisse pretende recrutar para o seu quadro de pessoal dois (2) Assistentes de Administração, Finanças e Logística para os distritos de Buzi e Dombe.

Descrição

Os Assistentes terão a responsabilidade gerir os sub-escritórios  da Solidar Suisse e respectivo património  nos Distritos de Buzi, Posto Administrativo de Guara Guara e Sussundenga, Posto Administrativo de Dombe. Eles prestaram apoio aos funcionários alocados nos mesmos distritos e na sede do escritório da Solidar Suisse em Moçambique.

• Contribuir para a observância correcta e rigorosa e aplicação dos procedimentos administrativos, financeiros, logístico e aquisições, em conformidade com a legislação fiscal em vigor em Moçambique e procedimentos internos da organização;
• Solicitar os pagamentos e desembolsos. (Transações, actividades, documentação e pagamentos financeiros atempados, completos e precisos);
• Gestão financeira, Administrativa, Logística e Aquisições.

Tarefas

Os Assistentes são responsáveis pelas tarefas que lhes são delegadas pela Directora Financeira e de Recursos Humanos na administração.

Tarefas-Chaves

• Apoiar o escritório de Buzi/Dombe com a logística necessária para o funcionamento do escritório;
• Manter e guardar os arquivos actualizados e bem arrumados;
• Apoiar o programa no levantamento das cotações e preparação da documentação necessária para aquisições;
• Preparar todos os documentos financeiros, administrativos e logístico relacionado com a implementação dos projectos no campo;
• Gerir o escritório no campo (limpeza, agua, luz, segurança, bens e equipamento);
• Aconselhar e assistir os colegas dos projectos afectas no campo em respeito a todos os subsídios, pedidos de viagem e outras questões financeiras e administrativas;
• Analisar os potenciais problemas relativos a questões administrativos e financeiros e, informar imediatamente o supervisor;
• Assegurar e garantir pelo comprimento dos processos administrativos, financeiros e logísticos com base nos regulamentos e políticas da Solidar;
• Verificar a elegibilidade de todos os documentos obrigatórios (facturas, pedidos de subsídio, reembolsos, facturas pró-forma, selos, assinaturas, formulários de aprovação de pagamento, Adiantamentos operacionais), e solicitar ou efectuar pagamentos contra eles;
• Apoiar na gestão de stock mantendo o registo actualizado;
• Gerir fundo de maneio do escritório no campo e assegurar a reconciliação atempada;
• Verificar as reclamações dos fornecedores, adiantamentos e outros recebimentos para garantir que os fornecedores sejam pagos atempadamente e em conformidade com as regras e regulamentos financeiros da Solidar;
• Fazer gestão dos contractos de prestação de serviços (elaboração e monitoria);
• Supervisionar o pessoal de apoio (Motorista, Guardas e Servente);
• Garantir o pagamento atempado de todas as facturas antes do encerramento do ano;
• Processar regularmente a reconciliação da caixa;
• Actualizar o inventario periodicamente e reportar em caso de problemas;
• Criar banco de dados de potenciais fornecedores locais no campo.

Tarefas Temáticas e Conceptuais

• Apoiar colegas com a informação da área administrativa, financeira e Logístico para relatórios;
• Fazer gestão do escritório no campo.

Tarefas de Coordenação dentro do escritório da Solidar

• Prestar apoio nos escritórios do campo e sede no Chimoio;
• Apoiar todos os colegas na interpretação adequada dos requisitos para o tratamento dos assuntos relacionados com Administração, logística e Finanças.

Tarefas especiais de acordo com as instruções

• Assumir tarefas especiais (por exemplo, pessoa focal) de acordo com as instruções da Directora Financeira e de RH;
• No caso de um grande e extraordinário desastre em Moçambique ou região, o titular do posto pode ser instruído a suspender temporariamente o seu trabalho regular, de acordo com as especificações e atribuído pela Directora Financeira e de RH;
• Desempenhar tarefas instruídas. O período de tempo para utilização em caso de Catástrofe ou Emergência e subordinação durante este período será determinado ad hoc.

Tarefas Financeiras

• Apoiar na preparação da auditoria financeira;
• Apoiar na análise dos custos operacionais e de gestão do escritório no campo;
• Participar na preparação do orçamento anual com base nas necessidades do escritório;
• Garantir o pagamento de todos os impostos retidos e a pagar antes do encerramento do ano;
• Garantir que todos pagamentos efectuados estão justificativos com facturas/recibo, VD e outros justificativos credíveis.

Competências

• Forte conhecimento dos procedimentos, administrativos, financeiros e logísticos e, forte conhecimento das ferramentas informáticas;
• Capacidade de gerir um escritório no campo;
• Demonstrar capacidade de identificar problemas e propor soluções;
• Capacidade de trabalhar sob mínima supervisão.

Requisitos

• Dois (2) anos de experiência na área de Finanças, Administração e Logística;
• Possuir nível Médio nas áreas acima mencionadas;
• Ter noções básica da língua Inglesa.

Exigências

• Currículo Vitae;
• Carta de Motivação;
• Três (3) Referências.

Nota: Indicar o local de preferência. Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados para passos subsequentes.

Processo de Candidatura

Email: recruitment@solidarmoz.org

Validade: 25/02/2022

Local: Buzi e Dombe