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Termos de Referência

Coordenador/a de Operações e Finanças (Operations & Finance Coordinator)

The MENTOR Initiative

Informação Geral

Título da função

Coordenador/a de Operações e Finanças (HR, Finanças e Logística)

Local de trabalho

Pemba (Cabo Delgado, Moçambique) com deslocações aos distritos

Reporta a

Diretor/a de País (Country Director) e Gestor/a de Subvenções da Sede (Grants Manager)

Tipo de contrato

Tempo inteiro, a termo certo

Apresentação da Função

O/A Coordenador/a de Operações e Finanças (COF) integra a Equipa de Gestão Sénior no País (Country Management Team – CMT) e é o/a principal responsável executivo/a pela liderança, supervisão e integridade dos departamentos de Recursos Humanos, Finanças e Logística da The MENTOR Initiative em Cabo Delgado.

Trabalhando em estreita articulação com o/a Diretor/a de País e o/a Gestor/a de Subvenções da Sede, o/a COF garante a sustentabilidade financeira, a eficiência operacional da cadeia de abastecimento e o cumprimento rigoroso das políticas laborais, fiscais e de salvaguarda locais e internacionais, assegurando que todas as intervenções humanitárias sejam executadas com transparência, qualidade e em conformidade com as regras dos doadores.

Principais Responsabilidades

1. Gestão e Liderança de Recursos Humanos (Nacional e Internacional)

Como responsável máximo/a pelo departamento de RH em Moçambique:

Conformidade Legal e Fiscais: Liderar a aplicação rigorosa da Lei do Trabalho de Moçambique, códigos fiscais (INSS, IRPS) e regulamentos locais, atuando como ponto focal junto da Inspecção Geral do Trabalho e assessoria jurídica local.
Recrutamento e Gestão de Contratos: Supervisionar todo o ciclo de vida dos colaboradores nacionais e voluntários comunitários (anúncios, seleção, contratação, renovações e rescisões), garantindo transparência e processos auditáveis.
Processamento Salarial (Payroll): Liderar e aprovar o processamento mensal de salários, subsídios e ajudas de custo (per diems), assegurando pagamentos atempados e sem erros.
Administração de Expatriados: Gerir a administração da equipa internacional em Cabo Delgado, incluindo processos de vistos de trabalho, viagens, plano de férias e articulação direta com a Sede.
Gestão do Desempenho e Desenvolvimento: Implementar sistemas de avaliação contínua de desempenho, gerir processos disciplinares e desenhar planos de capacitação e formação para as equipas locais.
Salvaguarda, Código de Conduta e PSEAH: Garantir a tolerância zero e a aplicação estrita do Código de Conduta da MENTOR, liderando briefings, formações e a gestão de incidentes/queixas no terreno, em coordenação com a Sede.

2. Gestão Financeira, Contabilidade e Acompanhamento Orçamental

Como responsável máximo/a pela integridade financeira do programa:

Gestão Contabilística: Garantir o funcionamento e manutenção de sistemas financeiros de alta qualidade, utilizando o software contabilístico da MENTOR (SAGA) e supervisionando o fecho mensal das contas da missão.
Controlo e Monitorização Orçamental: Elaborar e atualizar mensalmente o acompanhamento orçamental (Budget Versus Actual – BVA) de todas as subvenções ativas identificando desvios e propondo realocações em coordenação com o/a Grants Manager.
Gestão de Tesouraria e Fluxo de Caixa: Liderar a gestão de liquidez em Pemba e nas bases de campo, supervisionando contas bancárias locais, cofres, transferências de fundos e pedidos regulares de adiantamento (Cash Requests) à Sede.
Prestação de Contas e Auditorias: Garantir que 100% dos documentos financeiros, faturas e recibos cumpram os padrões de auditabilidade da MENTOR e dos doadores; liderar a preparação e resposta a auditorias internas e externas.
Elaboração de Propostas e Orçamentos: Colaborar com a Sede e com o/a Diretor/a de País na criação de orçamentos para novas propostas de financiamento.

3. Gestão da Logística, Cadeia de Abastecimento e Transportes

Como responsável máximo/a pelo suporte logístico da missão:

Procurement (Aprovisionamento): Supervisionar todas as compras locais e nacionais de bens, equipamentos e serviços, garantindo o cumprimento estrito dos limiares de compras, recolha de cotações e processos do comité de compras (Procurement Committee).
Compras Internacionais e Alfândega: Articular com a Sede o seguimento das compras internacionais, gerindo os processos de desalfandegamento e Isenção de IVA/Direitos Aduaneiros junto das autoridades moçambicanas.
Gestão de Inventário e Armazéns: Assegurar o controlo rigoroso dos armazéns centrais e de campo (fichas de stock, guias de remessa, relatórios mensais), com atenção especial à cadeia de frio e armazenamento de medicamentos e artigos de WASH.
Gestão de Frota e Transportes: Supervisionar a frota de veículos (próprios e alugados), garantindo planos de manutenção, controlo de combustível, seguros, diários de bordo e transporte rodoviário/marítimo/aéreo seguro de equipas e carga para os distritos.
Gestão de Ativos e Manutenção de Bases: Manter o registo de ativos atualizado e assegurar a infraestrutura operacional das bases e guesthouses (geradores, comunicações via satélite/HF/VHF, internet e água).

4. Apoio à Gestão de Segurança e Operações de Campo

Atuar como Ponto Focal de Segurança delegado pelo/a Diretor/a de País para a vertente operacional.
Garantir que todas as infraestruturas, frotas e equipas disponham dos meios de segurança adequados (kits de hibernação, meios de comunicação, vistorias de rotas pré-deslocação).
Acompanhar a evolução do contexto de segurança em Cabo Delgado (em coordenação com INSO, UNDSS e parceiros) e apoiar a atualização dos planos de evacuação e contingência.

5. Gestão de Equipas, Comunicação e Coordenação Externa

Gerir diretamente os responsáveis/oficiais de RH, Finanças e Logística em Pemba e nas bases distritais.
Representar a The MENTOR Initiative em fóruns de coordenação externos em Moçambique (Cluster de Logística, Fórum de RH/Administração de ONGD, reuniões de Finanças).
Produzir relatórios operacionais e financeiros regulares para o relatório de situação interno (sit-rep) e para o reporte exigido pelo/a Grants Manager na Sede.

Requisitos do Cargo

Formação Académica

Licenciatura ou Mestrado em Gestão de Empresas, Finanças, Contabilidade, Logística, Recursos Humanos, Relações Internacionais ou áreas conexas.

Experiência Profissional

Mínimo de 10 anos de experiência de campo em ONGDs internacionais, com pelo menos 5 anos em cargos de coordenação operacional/financeira em contextos de emergência ou conflito armado.
Experiência comprovada na gestão simultânea de departamentos de RH, Finanças e Logística.
Experiência prévia em Moçambique (especificamente na província de Cabo Delgado) será uma forte vantagem.

Conhecimentos Técnicos e de Doadores

Domínio profundo das regras de gestão financeira e procurement dos principais doadores humanitários.
Conhecimento prático da Lei do Trabalho e regime fiscal de Moçambique.
Domínio de software contabilístico (preferencialmente SAGA) e nível avançado de Excel.

Línguas

Português fluente (escrito e falado, essencial) e Inglês fluente (escrito e falado, essencial para articulação com a Sede e relatórios aos doadores).

Competências Pessoais

Excelente capacidade de liderança e gestão de equipas num ambiente multicultural e sob elevada pressão.
Forte sentido de rigor ético, transparência e adesão a normas de compliance.
Flexibilidade e capacidade demonstrada de resolução de problemas em contextos operacionais voláteis.

Política de Tolerância Zero

A The MENTOR Initiative aplica uma abordagem de tolerância zero em relação à exploração, abuso e assédio sexual, bem como a qualquer conduta antiética ou fraude. A organização contactará os empregadores anteriores dos candidatos para verificar o histórico de cumprimento dos códigos de conduta internacionais.

Terms of Reference

Operations & Finance Coordinator

The MENTOR Initiative

General Information

Position Title

Operations & Finance Coordinator (HR, Finance, and Logistics)

Duty Station

Pemba (Cabo Delgado, Mozambique) with travel to field bases / districts

Reports To

Country Director and HQ Grants Manager

Contract Type

Full-time, fixed term (International Consultant)

Position Overview

The Operations & Finance Coordinator (OFC) is a key member of the Country Management Team (CMT) and serves as the primary executive responsible for the leadership, oversight, and integrity of the Human Resources, Finance, and Logistics departments of The MENTOR Initiative in Cabo Delgado, Mozambique.

Working in close coordination with the Country Director and the HQ Grants Manager, the OFC ensures financial sustainability, operational supply chain efficiency, and strict compliance with local and international labor, tax, and safeguarding policies. The role guarantees that all humanitarian interventions are executed with high quality, transparency, and full adherence to donor regulations.

Main Responsibilities

1. Human Resources Management and Leadership (National & International)

As the primary head of the HR department in Mozambique:

Legal and Tax Compliance: Lead the rigorous application of Mozambican Labor Law, tax codes (INSS, IRPS), and local regulations, acting as the focal point with the General Labor Inspection and local legal advisors.
Recruitment and Contract Management: Oversee the complete lifecycle of national staff and community volunteers (job postings, screening, hiring, renewals, and separations), ensuring transparent and auditable processes.
Payroll Management: Lead and approve the monthly processing of salaries, allowances, and per diems, ensuring accurate and timely payments.
Expatriate Administration: Oversee the administration of the international team in Cabo Delgado, including work visas, international travel, leave schedules, and direct coordination with HQ HR.
Performance Management & Staff Development: Implement continuous performance appraisal systems, manage disciplinary procedures, and design capacity-building and training plans for local teams.
Safeguarding, Code of Conduct, and PSEAH: Enforce zero-tolerance policies and ensure strict adherence to MENTOR’s Code of Conduct by leading briefings, trainings, and in-country complaint/incident handling in coordination with HQ.

2. Financial Management, Accounting, and Budget Monitoring

As the primary lead for the mission’s financial integrity:

Accounting Systems: Ensure the proper operation and maintenance of high-quality financial systems using MENTOR’s accounting software (SAGA) and supervise monthly mission book-closing.
Budget Tracking & Control: Prepare and update monthly Budget Versus Actual (BVA) trackings for all active grants, identifying variances and proposing timely reallocations in coordination with the HQ Grants Manager.
Treasury and Cash Flow: Lead liquidity management across Pemba and field bases, overseeing local bank accounts, cash safes, fund transfers, and routine Cash Requests to HQ.
Accountability & Audits: Ensure 100% of financial documentation, invoices, and receipts comply with MENTOR and donor auditability standards; lead preparation for internal and external audits.
Proposal Development: Collaborate with HQ and the Country Director in developing realistic budgets for new funding proposals.

3. Logistics, Supply Chain, and Transport Management

As the primary lead for operational logistics support:

Procurement: Supervise all local and national procurement of goods, equipment, and services, ensuring strict adherence to threshold rules, market surveys, quotation collection, and Procurement Committee processes.
International Procurement & Customs: Coordinate with HQ on tracking international orders, managing customs clearance processes, and securing VAT/customs duty exemptions with Mozambican authorities.
Inventory & Warehouse Management: Guarantee rigorous control over central and field warehouses (stock cards, waybills, monthly physical counts), paying special attention to cold chain systems, medical stocks, and WASH supplies.
Fleet & Transport Management: Oversee the vehicle fleet (owned and rented), ensuring preventive maintenance schedules, fuel monitoring, insurance, logbooks, and safe road, air, and sea transport for staff and cargo to field locations.
Asset & Facility Management: Maintain an updated master asset register and ensure the functional operational infrastructure of bases and guesthouses (generators, satellite/HF/VHF communications, internet, and utilities).

4. Security Management Support & Field Operations

Serve as the Operational Security Focal Point as delegated by the Country Director.
Ensure all bases, vehicles, and field teams are equipped with appropriate security equipment (hibernation kits, communications, pre-movement route checks).
Monitor the evolving security situation in Cabo Delgado in coordination with INSO, UNDSS, and humanitarian partners, supporting updates to evacuation and contingency plans.

5. Team Leadership, Communication, and External Representation

Directly line manage HR, Finance, and Logistics officers/managers in Pemba and field bases.
Represent The MENTOR Initiative in external coordination forums in Mozambique (Logistics Cluster, NGO HR/Admin Forums, Finance Working Groups).
Produce regular operational and financial contributions to internal situation reports (sit-reps) and meet all reporting requirements established by the HQ Grants Manager.

Job Requirements

Education

Advanced University Degree (Master’s preferred) in Business Administration, Finance, Accounting, Logistics, Human Resources, International Relations, or related field.

Professional Experience

Minimum of 10 years of field experience in international NGOs, with at least 5 years in operational and financial coordination roles in complex emergency or conflict contexts.
Proven track record of managing HR, Finance, and Logistics departments simultaneously.
Previous working experience in Mozambique (specifically Cabo Delgado province) is a distinct advantage.

Technical Knowledge & Donor Rules

Deep knowledge of financial, administrative, and procurement regulations of major international humanitarian donors.
Practical understanding of Mozambican Labor Law and national taxation rules.
Proficiency in financial software (preferably SAGA) and advanced skills in MS Excel.

Languages

Fluent Portuguese (spoken and written, mandatory) and Fluent English (spoken and written, mandatory for HQ communications and donor reporting).

Core Competencies

Proven leadership and team management skills in high-pressure, multicultural environments.
Uncompromising ethical standards, transparency, and dedication to compliance.
Strong problem-solving capabilities and flexibility in volatile operational settings.

Zero-Tolerance Policy

The MENTOR Initiative applies a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse, and harassment (PSEAH), as well as fraud and unethical behavior. Background checks with previous employers regarding adherence to international codes of conduct will be conducted prior to appointment.

Instruções e Requisitos para a Publicação

Data pretendida para publicação: 26 de Outubro de 2026
Data de encerramento de candidaturas: 02 de Novembro de 2026
Termos de Referência (ToRs): Os Termos de Referência detalhados e os requisitos para cada uma das vagas encontram-se disponíveis em anexo.

Processo de Candidatura

Pedimos o favor de incluir nos anúncios que todos os candidatos interessados deverão enviar o seu Curriculum Vitae (CV) e Carta de Motivação, e obrigatoriamente preencher o formulário de pré-candidatura através do seguinte link:

👉 Formulário de Pré-Candidatura: https://go.mmo.co.mz/pzj0

Como candidatar-se

A candidatura é feita no site indicado pela empresa: go.mmo.co.mz (abre numa nova aba).

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