Estagiária de Administração e Recursos Tempo Inteiro

A Helen Keller International pretende recrutar um (1) Estagiária de Administração e Recursos para os seus escritórios em Maputo.

Objectivo da Posição

Actuar no atendimento, auxiliar na gestão de estoque e realizar o acompanhamento dos pedidos, fornecer suporte a área logística e contribuir para a optimização dos processos operacionais.

Responsabilidades

Área Administrativa

• Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc.;
• Receber chamadas telefónicas e proceder com o direccionamento quando apropriado;
• Receber e encaminhar visitas;
• Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório;
• Solicitar cotações e propostas conforme solicitado;
• Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação;
• Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controlo dos pagamentos;
• Auxiliar no controlo de datas de renovação de licenças, locação etc.;
• Auxiliar no controlo dos prazos de contratos de prestação de serviços, consultoria com base no banco de dados de provedores/consultores da HKI;
• Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int, realizando verificações aleatórias de armazéns;
• Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) e consultores, incluindo seus contatos, áreas de expertise e relevância para a organização;
• Preparar e/ou receber, dos departamentos, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e/ou Finanças e pelo Director;
• Apoiar na manutenção da agenda do Director do País e auxíliar no planeamento de compromissos, reuniões administrativas, conferências etc;
• Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer eventos da HKI;
• Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração das respectivas actas;
• Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
• Manter uma lista de contactos da organização.

Área de Recursos Humanos

• Auxiliar na elaboração de documentos Administrativos de Recursos Humanos;
• Apoiar a equipe em questões relacionadas a RH e ajudar em suas necessidades diárias;
• Auxiliar na organização e actualização dos arquivos individuais dos funcionários, garantindo que todos os documentos em falta sejam arquivados corretamente;
• Apoiar na organização de uma base de dados de candidatos potencias para HKI;
• Agendar e confirmar entrevistas com os candidatos;
• Participar na organização de qualquer evento de Team building, retreat ect.;
• Apoiar a equipe em seu aprendizado e desenvolvimento, ajudando a identificar suas necessidades e coordenar as sessões de treinamento;
• Auxiliar os funcionários em suas solicitações de serviços (plano de saúde, questões familiares, questões disciplinares, etc.);
• Apoiar a equipe no preenchimento pontual de seus registros de horas.

Gestao de Propriedades e Escritórios

• Auxiliar na revisão de todos os contratos de locação (escritório e alojamento internacional) para garantir que contenham todas as clausúlas apropriadas antes da assinatura;
• Auxiliar na inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção;
• Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos;
• Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior);
• Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.

Requisitos

Qualificações Académicas

• Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Gestão de Recusos Humanos, Administração Pública ou qualquer área afim.

Experiências e Competências

• Experiência como assistente administrativo/Recursos Humanos constitui vantagem;
• Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório;
• Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scan etc.;
• Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint);
• Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho;
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita;
• Familiaridade com elaboração de base de dados de currículo.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Motivação.

Nota: Deverão portanto indicar no Assunto a posição a que se candidatam.

Tipo de emprego: Integral

Reportar a: Coordenadora de RH e Operações

Duração do estágio: 3 meses

Local de trabalho: Maputo