Oficial de Administração Tempo Inteiro

A Associação dos Educadores dos Consumidores de Água (AMASI) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração para Nampula.

Contexto

A AMASI está a implementar o projecto antecipado de COV e DREAMS (FILOVC) financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto será liderado pela AMASI e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Cabo Delgado, Nampula e Niassa) com a FHI 360 como parceiro de assistência técnica e Ovarelelana como parceiro local de implementação.

O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Cabo Delgado, Nampula e Niassa.

A AMASI está a recrutar 1 (um/a) Oficial de Administração baseado na Província de Nampula – Cidade de Nampula.

Resumo do Cargo

O Oficial de Administração irá prestar apoio administrativo ao pessoal, conforme necessário e ser responsável por apoiar a organização de reuniões, formações, etc.

Administração:

• Gestão Diária: Supervisionar e coordenar as atividades diárias de administração, incluindo a gestão de instalações, serviços gerais e logística de suprimentos para o escritório;
• Políticas e Procedimentos: Desenvolver e implementar políticas e procedimentos administrativos, incluindo logística e armazéns, eficazes para garantir a fluidez e eficiência das operações;
• Gestão de Activos: gestão de inventário, incluindo a manutenção da documentação exigida e da lista de inventário, garantindo a sua actualização e a realização de controlos físicos de inventário, preparação dos relatórios de inventário exigidos, e outras funções relativas ao controlo de inventário.

Administrativo-Financeira:

• Solicitação de Pagamentos;
• Assegurar o seguimento/observância dos procedimentos definidos no manual de finanças;
• Garantir que os pagamentos aos fornecedores e colaboradores sejam realizados de forma rápida observando os procedimentos de compra e pagamento da AMASI;
• Verificar todas as despesas do escritório e certas despesas de Pemba e Niassa de acordo com o manual de finanças;
• Garantir que qualquer discrepância de caixa seja investigada (e reportada Ao Gestor/a se não for identificada);
• Manter uma programação de pagamentos de contractos;
• Enviar feedback personalizado a cada membro da equipe de contabilidade (província) listando erros e explicando as correcções a serem feitas dentro do programa de contabilidade;
• Verificar e manter os arquivos financeiros organizados e completos de acordo com os requisitos da organização;
• Receber e verificar todos os documentos (VD / Recibos, Facturas) devidamente aprovados;
• Em coordenação com os Oficiais de Programa fazer pedido de fundos trimestrais e necessidades de apoio às províncias;
• Assegurar o cálculo correcto de todos os impostos relevantes de acordo com as obrigações legais (INSS, IRPS, impostos sobre serviços, IVA, direitos de importação, licenças etc);
• Assegurar o pagamento atempado e a devida apresentação de todos os documentos fiscais (incluindo isenções)/ Declarações periódicas/ documentos de apoio/ provas de pagamento);
• Elaborar os relatórios financeiros da AMASI para os doadores de acordo com os contratos;
• Monitorar a liquidez das contas da AMASI por forma a garantir a cobertura das previsões orçamentais;
• Análise da execução financeira dos projectos com os gestores e oficiais dos projectos;
• Desenvolver ferramentas e formulários relevantes (ou sugerir melhorias as existentes) para ajudar o pessoal a registar e acompanhar os custos correntes de forma adequada e consistente (incentivos, diárias, utilidades, reembolsos, adiantamentos etc.).

Administração:

• Apoiar actividade de índole administrativo, podendo prestar apoio a diversos departamentos: (Administração, Finanças, Programas e etc.);
• Assegurar os pagamentos de despesas de funcionamento do Escritório;
• Apoiar ao Responsável de Administração e das Finanças/ Oficial RH na tramitação de assuntos nas entidades competente, sempre que necessário;
• Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos;
• Gerir e responder a correspondência diversa;
• Contribuir com sugestões para melhoria do desempenho administrativo dos diferentes sectores;
• Receber os Pedidos de Compras aprovados para preparar e organizar todo procedimento necessários para o seu pagamento; – (Serviços, bens, alojamento, sala, e aluguer de viaturas);
• Apoiar na organização de viagens da equipa e formações, e cumprir com outras responsabilidades que venham a ser claramente identificadas, necessárias à prossecução dos objectivos da organização no âmbito das suas competências;

Outras:

• Apoiar as actividades logísticas;
• Outras tarefas conforme a necessidade.

Requisitos

Qualificações e Experiência Requeridas:

• Nível Licenciatura de Administração, Gestão ou áreas afins, com uma Formação ou passagem pelo Instituto Comercial é uma vantagem;
• Mínimo de dois (5) anos de experiência profissional em organizações não governamentais e conhecimento de normas usados por doadores internacionais é uma vantagem, com foco na USAID;
• Bons conhecimentos de uso de computador (Word, Excele Outlook);
• Fluente na língua portuguesa e inglesa (fala e escrita);
• Capacidade de trabalhar sob pressão, de estabelecer prioridades e honrar com compromissos;
• Diplomata, discreto e Auto motivado;
• Nacionalidade moçambicana.

Exigências

• Carta de Manifestação de Interesse;
• Curriculum Vitae.

Nota: Preencha devidamente o formulário de candidatura. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida. Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados.

A AMASI é um empregador com Igualdade de Oportunidades. Incentivamos candidaturas de mulheres, as pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos.

Não toleramos fraude, corrupção, qualquer tipo de assédio, Abuso e Exploração Sexual entre trabalhadores, Parceiros de Implementação e Beneficiários.

Reporta ao: Oficial Sénior de Administração e Finanças