Oficial de Administração e Recursos Humanos Tempo Inteiro

A Associação PROGRESSO pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração e Recursos Humanos para Lichinga.

Contexto do Programa

A Associação PROGRESSO é uma Organização Não-Governamental de membros (ONG), que foi criada formalmente em 1992. O objectivo da Associação é proporcionar aos membros uma plataforma a partir da qual eles possam envolver-se directamente na promoção de mudanças nas comunidades de base, em particular crianças, mulheres e jovens, desempenhando um papel activo no desenvolvimento das comunidades locais.

A Posição

Neste contexto, a Associação PROGRESSO pretende recrutar um/a Oficial de Administração e Recursos Humanos para integrar a sua equipa de administração e dar suporte as todas as áreas da instituição relacionados aos aspectos de Recursos Humanos, Administrativos e contabilísticos.

Responsabilidades da Função

Recursos Humanos

• Implementar consistente e uniformemente as políticas e procedimentos da gestão de recursos humanos da organização;
• Garantir que todo o pessoal da PROGRESSO seja devidamente informado sobre os assuntos relacionados à Administração de Recursos Humanos;
• Produzir e submeter a relação Nominal dos Trabalhadores e o Plano de férias a Entidade competente, dentro do prazo;
• Zelar pela receção completa e atempado dos timesheets mensais, e respectivo envio ao Escritório central (assegurando que um arquivo, de uma cópia, é mantido na Provincia);
• Emitir e destribuir os recibos de salário dos trabalhadores, assegurando o envio do duplicado assinado a Sede da Progresso, e uma cópia arquivada na Provincia;
• Gerir processos de avaliação de desempenho, progressão, promoção e outros incentivos;
• Garantir a elaboração de Contratos de Trabalho para todos trabalhadores;
• Fazer o cadastro e actualização sistemática dos dados pessoais e contratuais dos trabalhadores (nos processos individuais), incluindo a preparação de documentos de suporte para processamento atempado de salários, seguros, e outros benefícios sociais aplicáveis aos trabalhadores, e devida reconciliação do INSS (Segurança Social) e IRPS, afim de garantir pagamentos pontuais e precisos;
• Conduzir os processos disciplinares de acordo com a lei.

Procurement e Logística

• Executar todos os processos de logística e Procura, com base em requisições autorizadas;
• Efectuar a aquisição de bens e serviços para as actividades do programa, avaliação de propostas e qualificação de fornecedores, gestão de tempo e cumprimento de prazos, de acordo com o Manual de Procedimentos Administrativos, e as Politicas da PROGRESSO e dos Doador;
• Manter uma lista de fornecedores pré-qualificados que tenha fornecedores categorizados por mercadorias e serviços e atualizar semestralmente/anualmente;
• Manter registos e contactos com prestadores de serviços e oficinas locais de reparação/manutenção, e realizar comparações de preços entre eles, a fim de obter as melhores ofertas;
• Trabalhar em coordenação com empresas de catering e o ponto focal do evento para garantir que as refeições facturadas correspondam à lista de participantes, Documentando e relatar quaisquer discrepâncias ao supervisor, dentro de 24 horas;
• Estabelecer e manter bons contactos com fornecedores, pessoal do Governo, Doadores e outros parceiros com relação a questões logísticas.

No Armazém

• Coordenar com os Guardas a recepção de mercadorias;
• Assegurar que os sistemas de controle de estoque estejam atualizados e certificar que os estoques sejam precisos a luz da dinâmica do Programa;
• Garantir a compilação do stock diário/ semanal ou mensal e outros relatórios de armazém, conforme solicitado;
• Documentar e garantir que todos os materiais/ equipamentos sejam entregues no destino final de maneira adequada e de acordo com o pedido. Garantindo que o materiais recebido e entregue estejam acompanhados com uma Guia/Nota de entrega;
• Manter registo de notas de entrega com assinaturas individuais e Carimbos dos beneficiários finais;
• Garantir a verificação da qualidade e quantidade dos materiais/equipamento recebida, registar detalhes nas respectivas guias e proceder com a devida entrega em boa forma;
• Assegurar que o armazém está sempre arrumado, limpo e livre de insectos, roedores e fungos.

Contabilidade

• Elaborar o orçamento mensal do escritório;
• Efectuar a verificação e o pagamento de IRPS e INSS, dentro do prazo;
• Fazer o controle das contas do Banco, mantendo actualizados os livros diários de bancos, folhas de caixa, emissão de cheques e elaborar as reconciliações bancárias;
• Efectuar pagamentos após a existência de todo expediente de procuremente (termos de referência, dados do concurso, convite, analise das propostas, contrato, Factura, Formulário de viagem, Livro de Bordo, Guia de Entrega/remessa e/ou relatório) aplicando as normas internas da PROGRESSO e as normas requeridas pelos doadores;
• Proceder com a contagem física semanal de caixa;
• Manter um registo diário de todas operações no PRIMAVERA, e produzir a Posição financeira diária;
• Manter os arquivos actualizados;
• Garantir o envio em tempo útil todos processos pagos à Contabilidade Central.

Administração

• Apoiar o Coordenador Provincial na gestão dos escritório e suas instalações;
• Emitir requisições de despesas Administrativas;
• Efectuar o atendimento do público, recepção e encaminhamento de visitas e expediente, incluindo o atendimento de chamadas telefónicas;
• Elaborar e preparar o expediente do escritório para as províncias e outras entidades;
• Registar/Protocolar a entrada e saída de documentos, matendo o arquivo organizado e em dia;
• Efectuar bookings (Reservas) e alojamentos;
• Coordenar, orientar e organizar seminários, workshops, reuniões e treinamentos e garantir que a
  documentação de apoio (Proposta, TDR´s, Agenda, Lista de participantes, lista de presença assinada) estejam anexo ao processo;
• Agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls), Skype, ZOOM, etc.

Responsabilidades Transversais

• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas.

Requisitos

• Técnico Superior em Contabilidade e Finanças ou Auditória, de preferência com nível Médio em Contabilidade;
• Experiência mínima de 2 anos em funções similares;
• Conhecimento do software primavera. Conhecimento de MS Office (Word, Excel);
• Capacidade de elaboração de orçamentos e relatórios contabilísticos.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Apresentação.

Nota: Esta vaga é local, portanto, os nativos da província de Niassa e particularmente as mulheres são encorajadas a se candidatar. Por favor, note que apenas os candidatos seleccionados serão contactados.

Responde para: Coordenador Provincial

Data de início: 20 de Julho de 2023