Vagas para Recepcionista e Caixa (Auto Motive Industry)

Objecto principal do posto

• Desenvolver e manter um relacionamento sólido de negócio com todos os clientes providenciando-os um nível elevado de serviços;
• Compreender os riscos associados com o manuseamento de numerário e mantendo sistemas eficazes de controlo a fim de reduzir exposição no seu todo e minimizar desse modo o risco;
• Manter um nível elevado de integridade e de padrões ético-profissionais.

Principais Responsabilidades

• Assistir e executar pagamento em numerário e cheques da caixa de fundo de maneio, cheques de folhas de salário e à recepção de pagamentos de facturas pelos clientes de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos. As tarefas acima, descritas mais detalhadamente:

Executando o Serviço de Caixa:

• Pagamento de requisições de fundos de maneio, de acordo com as instruções estabelecidas;
• Aceitação de pagamentos em numerário e de cheques pelos clientes, de acordo com as instruções estabelecidas;
• Atender transacções documentais no contexto dos procedimentos da caixa;
• Garantir que todos os itens pagos estão dentro dos limites estabelecidos e reportar os itens que excedem o limite ao Director Financeiro;
• Garantir que os itens pagos estão tecnicamente correctos e assinados, de acordo com as instruções estabelecidas;
• Garantir que todos os itens pagos estão correctamente registados para o seu rastreio bem como a emissão de recibos;
• Registar os detalhes de registo de valor facial de numerário para as principais transacções de troca, bem como de cheques e outros itens pagos;
• Aceitar valores entregues pelos guardas de segurança, de acordo com as instruções estabelecidas, referentes a recepção e manuseamento dos sacos de segurança de numerário bem como a aceitação de depósitos;
• Pagamento de ordens de valores elevados de acordo com as especificações do cliente.

Controle de numerário

• Garantir que se cumpram todas as instruções estabelecidas sobre o manuseamento, fecho e segurança de valores;
• Garantir que o seu próprio “numerário” é conservado de acordo com os limites prescritos;
• Contar e balancear o próprio “numerário” diariamente;
• Reportar sobre todas as diferenças de caixa diariamente;
• Assinar o fecho do arquivo diariamente.

Venda Reactiva

• Identificar oportunidades de “cross-selling“ e vender produtos/ serviços activamente sempre que for possível;
• Participar em vendas tácticas/ actividades de marketing durante a conversa com o cliente;
• Garantir que as metas do seu sector são cumpridas.

Rotina

• Organizar os vales nas sequências estabelecidas e colocar nos respectivos receptáculos no final de cada transacção;
• Atender as preocupações relacionadas com os clientes (internos e externos) e telefonemas;
• Garantir que se adere aos requisitos de tarefas de questões (Reclamações);
• Ler as circulares especiais de alerta e se manter informada sobre o seu departamento e a área Financeira;
• Assegure-se da adesão a todas as instruções estabelecidas sobre manuseamento, recolha e segurança de numerário;
• Assegurar que os montantes de numerário são mantidos dentro dos limites prescritos;
• Fazer a conferência de caixa diariamente e reportar de imediato qualquer diferença;
• Satisfazer de forma rápida, amigável e exacta as transacções do cliente.

Medidas Chave de Desempenho

• Aderir em todos os momentos aos procedimentos estabelecidos de controlo de risco e segurança;
• Ter disponibilidade imediata para transacções e prestar serviço eficiente;
• Evitar filas de espera para atendimento e manter dentro dos limites estabelecidos;
• Manter em zero ou em níveis baixos as diferenças de caixa e perdas operacionais;
• Garantir uma auditoria interna positiva e relatório sobre resultados de Concordância;
• Providenciar um serviço ao cliente superior medido pela reacção do cliente. (Pesquisa sobre satisfação do cliente incluindo pesquisas sobre a avaliação do cliente sobre serviços da Empresa).

Relacionamentos Importantes

• Manter bom relacionamento com todos os clientes, mantendo ao mesmo tempo uma imagem profissional;
• Manter uma relação de trabalho de apoio e colaboração com os outros membros da equipa e pessoal.

Resolução de Problemas, planificação e tomada de decisão

Resolução de Problemas

• Exige-se que em momento sejam seguidas as políticas e procedimentos estabelecidos. Requer-se uma boa chamada aos procedimentos e experiências anteriores;
• Reporte ao chefe de equipa do serviço de clientes problemas que caiam fora dos parâmetros resolução;
• Capacidade de tomar iniciativa dentro dos limites de autoridade.

Planificação

• O planeamento é geralmente feito numa base diária dentro dos ciclos de actividade regular;
• Capacidade de lidar de forma eficiente com os volumes de trabalho mantendo em mente questões de segurança.

Tomada de Decisão

• Não aplicável.

Conhecimento, experiência e competências pessoais

Conhecimento

• Mínimo de 12ª classe ou equivalente;
• Conhecimento seguro das políticas estabelecidas e procedimentos relacionados com caixa;
• Conhecimento seguro dos aspectos legais sobre cheques e manuseamento de numerário;
• Conhecimento de padrões do serviço da caixa;
• Conhecimento do sistema de entregas relacionadas com a caixa;
• Participação em cursos relevantes de treinamento em sistemas afins na área.

Experiência

• 2-3 anos de experiência da operação em caixa ou tesouraria.

Competências Pessoais

• Capacidade de levar informação de forma clara e baseada em factos quando comunicada verbalmente;
• Boa capacidade numérica em termos de contagem de numerário, conferências, etc;
• Afirmativo – capaz de se manter segundo princípios apesar de oposição;
• Maleável – capaz de manter optimismo diante reveses e de não tomar criticas no campo pessoal;
• Metódico, exacto, atenção ao detalhe;
• Habilidade de permanecer calmo e focalizado sob pressão;
• Orientado para resultados, aderir a dar a volta a tempo/prazo;
• Orientado para o serviço ao cliente, gostar de apoiar os outros;
• Team player – habilidade de compartilhar com outros;
• Auto motivado e energético.