Secretária Assistente do Escritório Sede Tempo Inteiro NOVO

ONG que opera na área de Saúde, pretende admitir para o seu quadro de pessoal uma (1) Secretária Assistente do Escritório Sede, para trabalhar na Cidade de Maputo.

1. Objectivo da Função

Prestar apoio administrativo, organizacional, logístico e operacional ao Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio, assegurando o adequado funcionamento das actividades diárias, incluindo a gestão documental de projectos e micro-projectos, coordenação logística, apoio administrativo e suporte à gestão institucional.

O Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio tem como principal função prestar apoio logístico, administrativo e operacional aos centros de saúde, centros nutricionais, laboratórios, postos de registo e notariado, escritórios provinciais e colaboradores, garantindo as condições necessárias para o funcionamento adequado e o desempenho eficiente das respectivas actividades institucionais e programáticas.

2. Principais Responsabilidades

2.1. Gestão Administrativa e Documental

• Organizar e manter actualizados arquivos físicos e electrónicos do escritório;
• Receber, registar, encaminhar e arquivar correspondências, documentos e comunicações oficiais;
• Elaborar minutas de cartas, actas, memorandos, relatórios simples e outros documentos administrativos;
• Garantir a correcta organização e controlo documental;
• Apoiar no seguimento de processos administrativos e institucionais;
• Assegurar a gestão documental de projectos e micro projectos;
• Elaborar guias de entrega, mapas de controlo e documentação administrativa relacionada com actividades e distribuições.

2.2. Gestão de Agenda e Comunicação

• Gerir agendas, reuniões, encontros e compromissos institucionais;
• Organizar reuniões presenciais e virtuais;
• Preparar documentação e materiais necessários para reuniões;
• Atender chamadas telefónicas, responder e encaminhar emails institucionais;
• Fazer seguimento de contactos institucionais e comunicações internas e externas.

2.3. Apoio Operacional, Logístico e Transportes

• Apoiar na organização logística de eventos, formações, workshops, missões e actividades institucionais;
• Coordenar reservas de salas, materiais, transporte e outros aspectos logísticos;
• Fazer gestão e seguimento de transporte institucional e motoristas;
• Organizar reservas aéreas, itinerários e apoio administrativo às deslocações;
• Controlar material de escritório e solicitar reposições quando necessário;
• Apoiar na gestão e controlo de stocks de materiais e consumíveis;
• Apoiar no controlo de presenças, expediente e actividades administrativas correntes.

2.4. Apoio à Gestão

• Apoiar na preparação de relatórios periódicos, apresentações e documentação institucional;
• Fazer seguimento de prazos, actividades e tarefas atribuídas;
• Assegurar confidencialidade no tratamento de informação institucional;
• Executar outras tarefas compatíveis com a função, sempre que solicitado.

3. Perfil e Requisitos

3.1. Formação Académica

• Nível Médio ou Licenciatura em Administração, Secretariado Executivo, Gestão, Recursos Humanos ou áreas afins.

3.2. Experiência

• Experiência mínima de 2 anos em funções similares;
• Experiência em ambiente institucional, empresarial, ONG ou gestão de projectos será uma vantagem.

3.3. Competências Técnicas

• Domínio do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Boa capacidade de redacção administrativa;
• Conhecimentos de gestão documental e arquivo;
• Capacidade de organização e gestão de múltiplas tarefas;
• Conhecimentos básicos de logística administrativa e gestão de stocks.

3.4. Competências Pessoais

• Elevado sentido de responsabilidade e confidencialidade;
• Boa apresentação e comunicação interpessoal;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos;
• Proactividade, dinamismo e capacidade de resolução de problemas;
• Organização, discrição e atenção ao detalhe;
• Capacidade de coordenação logística e administrativa.

3.5. Línguas

• Português fluente obrigatório;
• Conhecimentos de italiano e/ou inglês constituem vantagem.

4. Linha de Reporte

• A Secretária Assistente reportará directamente à Responsável Administrativa do Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio.

5. Se Oferece

• Integração numa instituição com forte compromisso social e comunitário;
• Ambiente de trabalho colaborativo, dinâmico e multidisciplinar;
• Oportunidade de desenvolvimento profissional e aprendizagem contínua;
• Participação em actividades institucionais, projectos e iniciativas de impacto social e sanitário;
• Condições de trabalho adequadas ao exercício da função;
• Remuneração compatível com a função e experiência demonstrada;

Os interessados deverão enviar as suas candidaturas até o dia 26 de Maio de 2026, para o seguinte endereço electrónico: recursoshumanosmaputo@dreammz.org