Secretária Executiva Tempo Inteiro

Uma empresa anónima pretende recrutar uma (1) Secretária Executiva para Matola.

Funções

• Organizar e gerir a agenda de compromissos dos executivos;
• Marcar reuniões, eventos e viagens de negócios, garantindo a otimização do tempo dos gestores;
• Atender chamadas telefónicas e filtrar contatos conforme a prioridade;
• Redigir, revisar e encaminhar e-mails, cartas e outros documentos em nome da direção;
• Planejar, organizar e coordenar reuniões internas e externas, incluindo a preparação de pautas e a elaboração de atas;
• Gerir toda a logística de eventos corporativos, como conferências, workshops e seminários;
• Apoiar nas tarefas administrativas do dia a dia, como elaboração de relatórios, apresentações e planilhas;
• Manter e atualizar arquivos e documentos confidenciais de forma organizada e segura;
• Monitorar e gerir informações confidenciais e estratégicas da empresa;
• Assegurar que as informações sejam disseminadas de forma adequada e oportuna entre os stakeholders relevantes;
• Preparar análises e resumos de documentos e relatórios importantes para apoiar a tomada de decisões dos executivos;
• Participar em reuniões e contribuir com sugestões e insights relevantes.

Requisitos

• Nível Médio ou Superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou áreas afins;
• Cursos de especialização na área são um diferencial (por exemplo, Gestão de Escritórios, Assessoria Executiva);
• Experiência prévia em funções de secretariado executivo, de preferência em empresas de grande porte ou multinacionais;
• Experiência na gestão de agendas e eventos de alta complexidade;
• Proficiência no uso de ferramentas de escritório, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e sistemas de gestão (ERP, CRM);
• Fluência em línguas estrangeiras, especialmente inglês, é frequentemente exigida, e outros idiomas podem ser um diferencial;
• Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita;
• Discrição, confidencialidade e ética no manuseamento de informações sensíveis;
• Proatividade, organização e capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultaneamente;
• Flexibilidade de horários para atender as demandas dos executivos;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e com prazos apertados;
• Forte sentido de responsabilidade e comprometimento com a função.

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