Assistente Administrativo e Financeiro Tempo Inteiro

Validade: 06/05/2018

Local: Maputo

O Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo e Financeiro.

Deveres e Responsabilidades

A função chave do Assistente Administrativo e Financeiro é fornecer serviços de apoio administrativo e financeiro efectivos à Equipe do Projecto de acordo com as regras, regulamentos e procedimentos do PNUD para garantir a implementação correta do projecto e a entrega final dos resultados do Projecto conforme formulado no Projecto. Documento, dentro do orçamento aprovado. Para conseguir isso, o candidato seleccionado desempenhará as seguintes tarefas e responsabilidades:

Garantir a administração e implementação de estratégias operacionais, adaptar processos e procedimentos com foco no alcance dos seguintes resultados:

• Completo cumprimento das regras e regulamentos do PNUD em relação aos processos financeiros e de aquisição;
• Sistema de registo/ registo financeiro atempado e acompanhamento das recomendações de auditoria;
• Implementação de controles internos eficazes, funcionamento adequado de um sistema de gestão de recursos financeiros voltado para o cliente;
• Garantir a administração de orçamentos;
• Implementar o mecanismo de controle de projectos de desenvolvimento por meio do monitoramento da preparação e modificação de orçamentos;
• Contribuir para a preparação de relatórios financeiros periódicos exigidos pela entidade nacional e / ou doadora relevante;
• Estabelecer ligação com o escritório de país do PNUD para solicitar a transferência de fundos, verificar relatórios financeiros, revisões orçamentárias, recibos de contribuições.

Fornecer suporte contábil e administrativo ao projecto:

• Preparação de informações financeiras e orçamentos para a formulação dos PTAs;
• Elaboração de relatórios financeiros trimestrais e anuais, de acordo com as directrizes do PNUD;
• Assegurar o controle adequado dos documentos de suporte para pagamentos, revisão de relatórios financeiros conforme as regras do NIM;
• Interagir com as partes responsáveis ​​do projecto na facilitação e preparação das solicitações e relatórios financeiros, além de outras documentações relacionadas, direccionando e consultando ferramentas adequadas de geração de relatórios;
• Assegurar a entrega atempada de relatórios de despesas ao Escritório do PNUD no país e verificar a exactidão de tais relatórios;
• Preparar e enviar solicitações de pagamento com documentação de suporte adequada ao PNUD CO;
• Fornecer monitoramento financeiro sobre os compromissos e despesas do projecto e auxiliar o Gerente de Projecto a garantir a entrega adequada do projecto;
• Controlar o uso de equipamentos não descartáveis ​​(manutenção de registros, elaboração de inventários regulares);
• Garantir a conformidade com os procedimentos de fechamento financeiro e operacional adequados, sujeitos ao mandato e autoridade do titular;
• Preparar e enviar documentos de viagem de acordo com os requisitos do PNUD;
• Auxiliar na aquisição de serviços e bens no âmbito do projecto, quando apropriado;
• Fornecer apoio administrativo, financeiro e logístico necessário aos eventos do projecto, incluindo: workshops, seminários, reuniões de trabalho e visitas de delegações nacionais e internacionais (apoio a vistos, transporte, acomodação em hotéis, etc.);
• Preparar as reuniões dos Conselhos de Projectos e continuar o acompanhamento e desempenhar as funções de secretariado durante as reuniões do Conselho de Projecto;
• Manter arquivos de documentos do projecto e relatórios de especialistas e garantir a circulação geral dos documentos;
• Actuar em consultas por telefone, fax, transmissões de correio e e-mail e coordenar compromissos;
• Projecto de correspondência e documentos do projecto; finalizar correspondência de natureza administrativa e financeira; editar relatórios e outros documentos para correcção de forma e conteúdo.

Implemente serviços de recursos humanos, como:

• Auxiliar na preparação de descrições de trabalhos preliminares, anúncios de vagas, compilar matrizes em consulta com o Gerente de Projecto para aprovação do RH do PNUD;
• Auxiliar na colecta, preparação e apresentação de documentos de suporte para contratação de Contrato de Serviço (SC) e Consultor Individual (IC), utilizando o sistema de recrutamento do PNUD;
• Manter e monitorar registros mensais e anuais de atendimento da equipe da plataforma CSO para revisão do CO;
• Manter contacto regular com especialistas e consultores do projecto para informá-los sobre os detalhes e mudanças do projecto;
• Sob a coordenação do Gerente de Projecto, fornecer serviços para revisão da avaliação de desempenho do pessoal da secretaria da OSC;
• Desempenhar quaisquer outras obrigações administrativas e financeiras relacionadas ao projecto, conforme solicitado pelo Gerente do Projecto.

Competências

Competências Corporativas

• Demonstra integridade modelando os valores e padrões éticos da ONU;
• Promove a visão, missão e objectivos estratégicos do PNUD;
• Exibe cultural, género, religião, raça, nacionalidade e sensibilidade à idade e adaptabilidade.

Competências Funcionais

Gestão do Conhecimento e Aprendizagem

• Promove a gestão do conhecimento dentro do ambiente das instituições nacionais através do compartilhamento de informações e exemplos pessoais;
• Trabalha activamente para continuar aprendendo e desenvolvendo pessoalmente.

Conhecimento de Trabalho e Técnico

• Boas habilidades financeiras e orçamentárias;
• Capacidade de gerenciar dados complexos, monitorar e analisar o orçamento;
• Capacidade de preparar relatórios financeiros;
• Excelentes habilidades em TI.

Entrega

• Abordagens consistentes trabalham com energia e uma atitude positiva e construtiva;
• Capacidade de executar uma variedade de tarefas repetitivas e rotineiras e deveres relacionados a finanças;
• Capacidade de lidar com um grande volume de trabalho, possivelmente com restrições de tempo;
• Capacidade de organizar e concluir várias tarefas, estabelecendo prioridades.

Comunicação

• Escuta para desenvolver a conscientização das necessidades do cliente;
  Respeita a diferença de opinião;
• Localiza um terreno comum para resolver problemas;
• Demonstra comportamentos como trabalho em equipe, manutenção de relacionamentos e busca orientação do supervisor para resolver problemas.

Habilidades e Experiência Necessárias

Educação

• Bacharel em Economia, Finanças, Administração, Gestão ou qualquer outro campo relacionado.

Experiência

• Pelo menos três (3) anos de experiência em finanças relevantes;
• Habilidades financeiras e orçamentárias;
• Capacidade de gerenciar dados complexos, monitorar e analisar orçamentos;
• Capacidade de preparar relatórios financeiros;
• Auxiliar na aquisição de serviços e bens no âmbito do projecto, quando apropriado;
• Experiência administrativa relevante;
• Experiência anterior na organização de eventos (workshops, seminários, visitas);
• Organização logística de reuniões;
• Elaboração de correspondências;
• O conhecimento prático das regras e regulamentos do PNUD é um forte activo;
• A experiência anterior na administração do PNUD é um forte activo.

Língua

• Fluência em Inglês e Português (escrita e falada) é necessária.