Assistente de Programa

Validade: 23/04/2018

Local: Maputo

A ONU Mulheres pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente de Programa.

Deveres e Responsabilidades

1. Suporte ao Gerenciamento de Programas

• Fornecer apoio programático e administrativo à Unidade do Programa na concepção, planeamento e gestão do programa do país, gerenciando dados e facilitando a implementação do programa;
• Apoiar a preparação de vários documentos do programa, tais como planos de trabalho, orçamentos, relatórios e propostas sobre os arranjos de implementação do programa;
• Ajudar a equipe do Programa a analisar as solicitações dos parceiros e preparar todos os documentos em segundo plano para aprovação;
• Ajudar a equipe do Programa a analisar os relatórios dos parceiros e garantir a submissão atempada;
  Organize reuniões de programa e elabore atas;
• Montar materiais informativos e preparar pontos de energia e outras apresentações para a unidade do programa;
• Identificar fontes e colectar e compilar dados e informações para a preparação de documentos, directrizes e outros materiais, conforme necessário;
• Ajudar a equipe do programa a revisar e preparar a documentação sobre a aquisição de bens e serviços e apoiar o rastreamento de contratos;
• Ajudar a equipe a fornecer orientação ao país e aos escritórios do projecto sobre a implementação rotineira do projecto, rastreando o uso de recursos financeiros;
• Participar de visitas de campo de M & A de vários projectos, elaborar e compartilhar relatórios;
• Facilitar a elaboração da Lista de Consultores e outros Prestadores de Serviços para a Implementação do Plano de Trabalho da Representação;
• Trabalhar em estreita colaboração com o especialista em M & E para o acompanhamento dos relatórios trimestrais e anuais.

2. Suporte à Gestão Financeira

• Apoiar o pessoal do programa no início das revisões do orçamento, na determinação dos fundos não utilizados, no encerramento operacional e financeiro do projecto;
• Acompanhar mensalmente, os relatórios financeiros dos projectos no Atlas para informar sobre a entrega do projecto e alertar tempestivamente sobre qualquer acompanhamento que possa ser necessário;
• Apoiar a equipe do programa para analisar os relatórios financeiros dos projectos, incluindo o FACE e sua conformidade com os fundos avançados;
• Criar requisições no Atlas para o recebimento de mercadorias e serviços, incluindo a verificação do orçamento para requisições, pedidos e vouchers;
• Organizar, compilar e processar informações do doador, bem como da equipe do programa, e acompanhar as informações por meio de bancos de dados e arquivamento electrónico;
• Apoiar a equipe do programa no rastreamento e relato de recursos mobilizados.

3. Apoio Administrativo à Unidade de Programa

• Fornecer apoio administrativo à equipe do programa na organização de eventos, reuniões e workshops;
• Fazer planos de viagem para a equipe do programa e para o pessoal do projecto, incluindo preparação de requisições de viagem e reclamações;
• Esboço de correspondência não substantiva;
• Manter e organizar arquivos actualizados e electrónicos para facilitar o acesso e a recuperação. Garantir a guarda de materiais confidenciais;
• Crie e mantenha arquivos de correspondência/ documentos e informações recebidas electronicamente e garanta o arquivamento actualizado (Sharepoint e OneDrive);
• Manter cópias impressas e electrónicas dos registros do escritório e arquivos de referência sobre vários assuntos;
• Preparar material de apresentação/ slides no PowerPoint para apresentações para as reuniões/ workshops e manter todos os papéis prontos para as reuniões.

4. Parceria Estratégica e Mobilização de Recursos

• Analisar informações sobre os doadores, preparar o perfil e a base de dados dos doadores em conformidade com as Ferramentas da ONU para as Mulheres;
• Revisão do contrato de contribuições, gerenciando contribuições no Atlas;
• Rever o esboço dos projectos de pipeline elaborados pela equipe do Programa;
• Acompanhar e relatar recursos mobilizados.

5. Apoia a Construção do Conhecimento e a Partilha de Conhecimentos no CO, com foco no alcance dos seguintes resultados:

• Participação na preparação de treinamentos em escritórios nacionais e projectos;
• Contribuições para redes de conhecimento e comunidades de prática;

Impacto dos Resultados

• Os principais resultados terão um impacto positivo na eficiência da equipe do programa e contribuirão para a entrega do projecto no prazo. A entrada e rastreamento de dados precisos, o acompanhamento proativo dos compromissos e a apresentação clara das informações garantem a implementação adequada do programa.

Indicadores Chave de Performance

• Suporte administrativo e logístico oportuno e preciso para eventos, workshops e missões;
• Completa conformidade das actividades administrativas com as regras, regulamentos, políticas e procedimentos da ONU Mulheres;
• Rastreamento oportuno e preciso de dados para fins de gerenciamento e doação de CO;
• Manutenção de qualidade de sistemas e arquivos internos;
• Qualidade e suporte oportuno para a equipe do programa.

Competências

Valores Essenciais/ Princípios Orientadores:

• Integridade: Demonstrar coerência na defesa e promoção dos valores da ONU Mulheres em ações e decisões, em consonância com o Código de Conduta da ONU;
• Profissionalismo: Demonstrar competência profissional e conhecimento especializado das áreas substantivas de trabalho pertinentes;
• Sensibilidade Cultural e Valorização da Diversidade: Demonstrar uma apreciação da natureza multicultural da organização e da diversidade do seu pessoal;
• Demonstrar uma perspectiva internacional, valorizando a diferença de valores e aprendendo com a diversidade cultural.

Competências Nucleares:

• Ética e Valores: Demonstrar e salvaguardar a ética e integridade;
• Consciência Organizacional: Demonstrar conhecimento corporativo e bom senso;
• Desenvolvimento e Inovação: Assuma o controle do auto-desenvolvimento e tome a iniciativa;
• Trabalhar em equipe: demonstrar capacidade de trabalhar em um ambiente multicultural e multiétnico e manter relações de trabalho eficazes com pessoas diferentes origens nacionais e culturais;
• Comunicação e compartilhamento de informações: Facilitar e incentivar a comunicação aberta e buscar uma comunicação eficaz;
• Autogestão e Inteligência Emocional: Permaneça sereno e positivo mesmo em momentos difíceis, maneje situações tensas com diplomacia e tacto e tenha um comportamento consistente em relação aos outros;
• Gestão de Conflitos: Conflitos superficiais e abordá-los de forma proactiva, reconhecendo diferentes sentimentos e pontos de vista e direccionando energia para uma solução mutuamente aceitável;
• Aprendizagem Contínua e Compartilhamento de Conhecimento: Incentivar a aprendizagem e o compartilhamento de conhecimento;
• Tomada de Decisões Adequada e Transparente: Demonstrar tomada de decisão informada e transparente.

Competências Funcionais:

• Capacidade de realizar uma ampla gama de actividades especializadas destinadas ao funcionamento eficaz e eficiente da equipe do programa, incluindo apoio logístico;
• Capacidade de fornecer insumos para reengenharia de processos de negócios, elaboração e implementação de novos sistemas de gerenciamento de dados;
• Capacidade de criar, editar e apresentar informações em formatos claros e apresentáveis, usando a funcionalidade apropriada de TI;
• Capacidade de organizar e completar múltiplas tarefas, estabelecendo prioridades;
• Capacidade de lidar com um grande volume de trabalho, também sob restrições de tempo;
• Capacidade de estabelecer, construir e manter relacionamentos eficazes com os clientes, demonstrando compreensão da perspectiva do cliente; antecipa as necessidades do cliente e aborda-as prontamente;
• Capacidade de administrar e executar processos e transacções financeiras;
• Capacidade de gerenciar dados, documentos, correspondências e relatórios de informações e fluxo de trabalho.

Habilidades e Experiência Necessárias

Educação e Certificação:

• A conclusão do Ensino Secundário é necessária;
• Um Diploma de Bacharel (ou equivalente) em Negócios ou Administração Pública ou campo relacionado é um activo.

Experiência:

• Familiarizado com a gestão e implementação do projecto;
• Cinco (5) anos de experiência progressivamente responsável com tarefas administrativas de gerenciamento de projectos;
• Experiência em trabalhar em um ambiente de computador usando vários pacotes de software de escritório. A experiência em trabalhar com o ATLAS é uma vantagem;
• A experiência de trabalho no suporte administrativo do programa/ projecto de desenvolvimento é uma vantagem;
• Conhecimento sobre questões de género e empoderamento das mulheres;
• A experiência de trabalho dentro do sistema da ONU é um activo.

Requisitos de Idioma:

• Fluência em Inglês e Português é necessária;
• O conhecimento da outra língua de trabalho oficial da ONU é um trunfo.