Coordenador de Operações Tempo Inteiro

A CARE Internacional, uma organização humanitária e de desenvolvimento em Moçambique desde 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte de uma grande federação internacional pretende contratar um (1) Coordenador de Operações sediado em Pemba.

Resumo do Trabalho

O Coordenador de Operações é responsável pela gestão eficiente de Compras, Administração e Suporte Logístico. Isto inclui garantir que todos os processos estão a funcionar de forma eficiente em todo o Sub-Escritório e que existe uma boa coordenação entre Maputo e o Sub-escritório. Ela/e é responsável por garantir que as operações do Sub-escritório sejam realizadas de forma eficiente e alinhada com as políticas, procedimentos e normas operacionais estabelecidas na organização para que as atividades do programa possam ser implementadas sem problemas, dentro do prazo e do orçamento.

Colabora com os colegas do Escritório de Maputo e assegura uma coordenação eficaz entre o Programa e as Operações no Sub-escritório e mantém a documentação atualizada das políticas e procedimentos. O Coordenador de Operações deve ser um solucionador de problemas, proativo, auto-motivado e enérgico. Deve responsabilizar-se a si próprio e aos membros da equipa pela prestação de serviços eficazes e eficientes aos Programas, bem como por elevados níveis de integridade e conformidade com as políticas, processos e regulamentos organizacionais. Deve demonstrar a adoção de métodos eficientes e rentáveis e um forte foco no atendimento ao cliente.

Liderança e gestão da Equipa de Operação do Sub-escritório

• Liderança e gestão de alta qualidade as equipas – Gerir o desempenho dos membros da equipa através de avaliações de desempenho, conversas frequentes e outros métodos, conforme apropriado para a melhoria contínua do desempenho;
• Desenvolver e organizar atividades do Departamento de Compras, Administração e Logística para fornecer suporte oportuno e eficaz ao Programa Sub Office para garantir que os objetivos sejam atingidos;
• Fazer parceria com outros colegas e departamentos de CO para garantir uma coordenação e suporte contínuos ao Subescritório;
• Supervisionar e orientar o pessoal operacional no Subescritorio e garantir a prestação atempada e de qualidade do serviço. Fornecer orientação, apoio e fortalecimento de capacidade para a equipe de Operação do Subescritório conforme instruído pelo Gerente Sênior de Suporte ao Programa;
• Garantir que todos os funcionários tenham uma orientação e as diretrizes apropriadas para garantir a implementação das políticas e procedimentos administrativos e de compras da CARE;
• Liderar a melhoria contínua da função de compras do Subescritório para alcançar a eficiência e eficácia;
• Contribuir para o controlo dos custos através de uma revisão sistemática das despesas, identificar medidas de redução de custos e implementá-las adequadamente para melhorar a gestão dos recursos de CO;
• Realizar visitas regulares de monitoramento e supervisão aos escritórios no Norte para fornecer suporte e treinamento à equipe da Operação e realizar verificações pontuais de arquivos para garantir a disponibilidade e precisão das informações no sistema.

Sub Office Gestão de Propriedades e Ativos

• Garantir que todos os funcionários do Sub Office tenham uma orientação e as diretrizes apropriadas para garantir a implementação das políticas e procedimentos de propriedade e ativos da CARE;
• Assegurar que os procedimentos estão em vigor e em uso para garantir a gestão, documentação e proteção adequadas dos ativos da CARE;
• Assegurar a existência e utilização de procedimentos e processos para controlar atribuição e gestão de equipamentos, incluindo veículos, e assegurar a implementação de uma gestão eficaz da frota;
• Gerir o inventário, bens e equipamentos dos Subescritorios do Norte;
• Assegurar que os imóveis arrendados são devidamente geridos de acordo com os termos e condições do contrato de arrendamento;
• Mitigar possíveis riscos, garantindo a segurança dos ativos alugados e próprios;
• Liderar o inventário físico semestral e anual e a conciliação do Registo Predial com os registos financeiros, conforme exigido pela política e procedimentos da CARE.

Gestão de Instalações e Administração de Sub-Escritórios

• Coordenar a prestação de apoio administrativo à Subescritorios, conforme solicitado;
• Assegurar a manutenção de todas as instalações arrendadas/próprias da Sub-Repartição e cumprir atempadamente as obrigações de utilidade pública;
• Liderar a análise das necessidades relacionadas a viagens do escritório do país e coordenar com compras para identificar prestadores de serviços de alta qualidade e gerenciar acordos de nível de serviço (SLAs) subsequentes;
• Reforçar o sistema de gestão de viagens da CARE Moçambique;
• Coordenar e assegurar a implementação das políticas e atividades administrativas.

Gestão de Frotas Sub Office

• Assegurar a existência de sistemas eficazes para a programação, gestão e manutenção dos veículos e reportá-los atempadamente;
• Apoiar a equipa do Subescritorios na incorporação de sistemas, normas e estruturas organizacionais relacionadas com a gestão de frotas, incluindo aconselhamento, clareza sobre políticas, procedimentos e formas de trabalho;
• Garantir que as políticas e procedimentos relacionados à frota para logística sejam cumpridos, incluindo a garantia de métricas e relatórios;
• Análise da frota de subescritórios para determinar os meios de entrega mais rentáveis e eficientes.

Planejamento, gestão e relatórios de compras

• Apoiar a Equipa de Programa no Subescritorio na elaboração de planos anuais de compras, consolidar planos de compras recebidos dos Orçamentais e apoiar na implementação;
• Preparar e enviar relatórios mensais de compras e gestão da cadeia de suprimentos para o gestor de linha e fornecer relatórios semanais de status de compras para a equipe relevante;
• Garantir que os dados de compras sejam analisados atempadamente e utilizados pelos detentores de orçamentos para uma tomada de decisão precisa/informada;
• Desenvolver estratégias diferenciadas de compra de bens e serviços;
• Coordenar com o Comitê de Compras na identificação de fornecedores e avaliar o desempenho para garantir que o Subescritório tenha uma combinação eficaz/ideal de fornecedores.

Políticas, Procedimentos e Sistemas

• Implementar políticas, procedimentos e sistemas operacionais que garantam o bom funcionamento do sistema de compras da CARE Moçambique e entrega de um excelente padrão de atendimento ao cliente pela equipa de compras;
• Manter um conhecimento atualizado das políticas, procedimentos e requisitos estatutários relevantes da CARE, doadores e governo de Moçambique, incluindo  manter-se a par de quaisquer alterações (por exemplo, na legislação fiscal, legislação laboral, etc.) e garantir que são rigorosamente cumpridas;
• Garantir que todos os controles internos necessários estejam em vigor e sejam seguidos e identificar continuamente maneiras de fortalecer os sistemas para minimizar o risco relacionado à fraude;
• Assegurar que o Subescritorio disponha de um comité de contratos bem constituído, de modo a que haja uma aplicação coerente da tomada de decisões.

Conformidade/Gestão de Riscos

• Assegurar a compreensão e adesão adequadas às políticas, procedimentos, regras e regulamentos do doador e da CARE no Subescritorio e que todos os documentos do concurso estão documentados profissionalmente, têm documentação de apoio completa e precisa e são devidamente arquivados. Assegurar que os ficheiros de
  compras atualizados e completos são mantidos no escritório;
• Identificar, analisar e relatar riscos de conformidade nos fluxos de compras, implementar fortes controles de compras, identificar sinais vermelhos de compras e implementar planos de ação corretiva de auditoria interna e externa;
• Garantir que todas as atividades de compras sejam conduzidas de forma ética.

Requisitos

Qualificações/ Experiência/ Competências Técnicas

• Licenciatura em Administração de Empresas, ou áreas afins ou equivalente em anos de experiência profissional;
• O cargo exige uma experiência profissional mínima de cinco (5) anos na gestão de procedimentos operacionais, pelo menos 2 a nível de gestão;
• Conhecimento de gestão de Compras, Administração e Logística e experiência em eficácia organizacional e melhores práticas operacionais;
• Excelente capacidade de planeamento, negociação e comunicação – capacidade de adaptar ou alterar prioridades de acordo com as exigências em mudança do trabalho;
• Excelente em inglês e português oral e escrito.

Benefícios

• Oferecemos um pacote de remuneração competitivo e a possibilidade de construir uma carreira no setor de desenvolvimento, através do envolvimento a longo prazo e acesso a recursos e experiência em todo o mundo.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Manifestação de Interesse citando a vaga e o nome do cargo.

Nota: Esta vaga está aberta a Cidadãos Moçambicanos. A CARE Moçambique é um empregador de oportunidades iguais. Incentivamos candidaturas de mulheres, pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos. Não toleramos qualquer tipo de assédio, abuso e exploração sexual entre trabalhadores, parceiros de implementação e beneficiários. Não cobramos qualquer tipo de cobrança por qualquer tipo de contratação e não procedemos através de agentes de recrutamento. Observação: Apenas os candidatos selecionados serão contactados!

Processo de Candidatura

Endereço: Rua Para o Palmar, nº 50, Costa Do Sol – Cidade de Maputo

Av. da Marginal, Bairro Maringanhe, na Cidade de Pemba

Cargo: Coordenador de Operações

Reportando para: Gestor Sénior de Apoio aos Programas