Especialistas em Procurement – Gaza Tempo Inteiro

A Elizabeth Glazer Pediatric AIDS Foundation pretende recrutar para o seu quadro de pessoal dois (2) Especialistas em Procurement para Gaza.

Responsabilidades

• Mapeamento de todas requisições no GPS;
• Fazer seguimento diário dos processos com os oficiais de procurement, de modo a que todas requisições aprovadas sejam atribuídas ao oficial e providencia relatório diário sobre o estagio das requisições;
• Cancelamento (em coordenação com os requisitantes) de requisições que já não sejam necessárias;
• Mapear o processo de procurement com os oficiais de procurement de modo a alertar a gestora de procurement sobre possíveis entraves e discutir soluções;
• Fazer o seguimento das requisições com os requisitantes e apoiar com possíveis entraves (falta de especificações, falta de lista de distribuição e outros);
• Actualizar de 3 em 3 meses, com apoio do oficial de procurment, o catalogo de itens comprados com frequência, adicionando fotos, preços unitário, especificações técnicas e outras informações que possam ser pertinentes;
• Actualiza os documentos modelos de procurement em coordenação com o oficial de procurment e gestora de procuremente;
• Servir de ponto de contacto entre procurement e logística, na distribuição dos artigos recebidos no escritório de Maputo para os diversos requisitantes e segundo os planos de distribuição apresentados;
• Informar a administração e logística sobre a entrada de bens inventariáveis e providenciar toda informação para o lançamento no inventario;
• Preparar, submeter, mapear e seguir todos os processos de pagamento com a contabilidade;
• Produzir um relatório semanal sobre pagamentos; Alertar a gestora de Procurement de quaisquer atrasos;
• Produzir um relatório semanal de todo material recebido e entregue e avaliar nível de execução comparado ao forecast mensal. Alertar a gestora de Procurement de quaisquer atrasos;
• Manter os documentos de projecto, requisições com confidencialidade, assegurando um sistema de eficiente de arquivo esteja bem mantido;
• Coordenar com os oficiais de procurement a lista de processos finalizados e para seguimento;
• Manter uma lista actualizada de avaliação da performance dos provedores , alertar a Gestora de Procurement sobre fornecedores incumpridores e iniciar planos de accão;
• Antecipar aos oficais de procurement das províncias sobre as materiais a serem recebidos, para que possam coordenar sobre armazenamento e recepção de bens;
• Coordena com a logística a alocação de veículos para transporte dos bens recebidos;
• Gere serviços anuais em coordenação com a equipa administrativa e logística, alerta para contractos que estejam para findar com pelo menos 3 meses de antecedência;
• Sugerir melhorias onde aplicável;
• Esta posição serve de substituto ao outro assistente de procurement sempre que necessário;
• Assistir o Oficial Sénior de Procurement no desenvolvimento de um plano de seguimento das suas actividades diárias e dar providenciar relatório diário de actividades;
• Assistir a Gestora de Procurement e Logística na preparação dos diversos relatórios conforme estipulados pela Fundação.

Requisitos

• Licenciatura em Gestão de Empresas, Administração, Economia ou áreas afins;
• Diploma/especialização em Aprovisionamento será uma vantagem;
• Mínimo de 3 anos de trabalho comprovado na área de Procurement e Logística;
• Mínimo de três anos de trabalho em ambiente financiado por doadores (de preferência financiado pelo Governo dos EUA);
• Domínio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook);
• Capacidade de criar base de dados funcional e criativas;
• Domínio das línguas Portuguesa e Inglesa;
• Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
• Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
• Alto sentido de Responsabilidade.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae.

Processo de Candidatura

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Validade: 01/02/2021

Local: Gaza