Gerente de Residência e Eventos Tempo Inteiro

A HM Government pretende recrutar um (1) Gerente de Residência e Eventos.

Descrição do Trabalho

O governo britânico é um empregador inclusivo e favorável à diversidade. Valorizamos a diferença, promovemos a igualdade e desafiamos a discriminação, aprimorando nossa capacidade organizacional. Congratulamo-nos e incentivamos as candidaturas de pessoas de todas as origens. Não discriminamos com base em deficiência, raça, cor, etnia, sexo, religião, orientação sexual, idade, status de veterano ou outra categoria protegida por lei. Promovemos oportunidades de trabalho flexíveis para toda a família, onde as necessidades operacionais e de segurança permitem.

Objectivo Principal do Trabalho

• Organização e gestão de eventos e administração da residência oficial do Alto Comissário. O papel também inclui algum suporte administrativo.

Papéis e Responsabilidades

Eventos (50%)

• Ligação com o Chefe da Missão e outro pessoal no planeamento, concepção, preparação e execução de eventos;
  Planear e gerenciar o programa de hospitalidade do Alto Comissário na residência;
• Eventos em execução: coordenação de requisitos, menus, decoração, listas de convidados, emissão de convites, busca de respostas, organização do local, equipamentos, compra de materiais para eventos, requisitos de alimentação, contratação de pessoal extra e hospitalidade aos hóspedes;
• Melhoria de processos: colecta de feedback e sugestão de novos processos e métodos;
• Manutenção de bancos de dados de hóspedes e fornecedores;
• Organizar e coordenar todos os aspectos dos eventos promovidos pelo Alto Comissário para um elevado nível de profissionalismo, criatividade e relação custo/ benefício, trabalhando eficazmente com o pessoal relevante da Alta Comissão em causa;
• Recomende menus, planeie a configuração de eventos, equipe e plano de assentos. Estar presente durante o evento para garantir que todos os funcionários cumpram seus deveres correctamente;
• Trabalhar em estreita colaboração com organizações, empresas e quaisquer outras associações, que ocasionalmente usam a residência como um local para funções, gerando receita para a missão, quando apropriado.

Residência (25%)

• Gerenciar o funcionamento diário da Residência a um alto padrão de eficiência e profissionalismo, de acordo com as directrizes do Foreign and Commonwealth Office (FCO) do Reino Unido sobre residências;
• Gerenciar três funcionários da residência: 1 Chef e 2 Governantas, incluindo seu aprendizado e desenvolvimento, avaliações, planos de licença e horas extras;
• Ligação entre os guardas, jardineiro e outros prestadores de serviços;
• Supervisionar a limpeza física da residência: limpeza, manutenção, conservação, compra de suprimentos, manutenção de estoques e estoque;
• Ligação entre as necessidades residenciais da família em equilíbrio com os serviços solicitados para o escritório e eventos;
• Estabelecer uma ligação com as necessidades da equipe de serviços corporativos de alta comissão sobre a residência para manutenção geral e aquisição de móveis e equipamentos necessários;
• Gere uma conta para as compras da residência (comida, bebidas, flores, pessoal extra, etc.), respondendo por todas as despesas, custando cada evento individualmente;
• Manter registros precisos dos activos da residência e da residência, tais como: estoque de vinho, cerveja, refrigerantes e estoques de alimentos e de propriedade residencial, arte e mobiliário do governo. Gerenciar residência Imprest, lista de despesas mensais, pagamentos, assinatura de jornal, justificativas contábeis, previsão orçamentária e controle;
• Solicitar reparos à Residência e sugerir melhorias e substituição de equipamentos, inclusive na cozinha, quando necessário.

Suporte Administrativo (25%)

• Suprimento e suporte de manutenção: equipamentos de escritório, papelaria, consumíveis, requisições de processamento e ordens de compra e outros suprimentos ou serviços;
• Organizar logística para recrutamento;
• Manter e preparar pacote de indução para os recém-chegados;
• Manter Plano de Gerenciamento de Crise;
• Supervisionar a manutenção física do escritório, área de recepção e salas de reuniões, manter-se limpo e arrumado, cuidar das plantas, revistas e itens expostos e mantidos em ordem.

Recursos gerenciados (pessoal e despesas)

• 3 funcionários da residência: 1 chefe e 2 empregadas domésticas;
• Residência Imprest;
• Orçamento de hospitalidade de entretenimento e negócios.

Qualificações Essenciais, Habilidades e Experiência

• Boa comunicação falada e escrita em Inglês e Português;
  Um mínimo de três (3) anos de experiência em hospitalidade, lidar com o público, organização de eventos e atenção aos detalhes;
• Experiência em planeamento, previsão, orçamento e compras;
• Proficiência padrão em TI ou mínimo: Word, Excel, Outlook e Internet;
• Capacidade de trabalhar em equipe, sob pressão e flexibilidade para se ajustar a circunstâncias imprevistas;
  Experiência em liderar equipe, inovação e criação de soluções para problemas;
• Bom senso de pontualidade, responsabilidade e organização;
• Lexibilidade para trabalhar durante a noite para eventos quando necessário.

Competências Exigidas

Mudando e melhorando, colaborando e fazendo parcerias, oferecendo valor agregado, gerenciando um serviço de qualidade.

Informação Adicional

A posição é para um contrato renovável de 12 meses. Por favor, preencha o formulário de inscrição na íntegra. Não fazer isso pode resultar na determinação de que você não atende aos requisitos da posição. Os funcionários recrutados localmente pelo Alto Comissariado Britânico em Maputo estão sujeitos aos Termos e Condições de Serviço de acordo com a lei de emprego local em Moçambique. Todos os candidatos devem poder trabalhar legalmente em Moçambique com o visto/ estatuto correto ou autorização de trabalho. Funcionários que não são elegíveis para pagar imposto de renda local: por exemplo, alguns nacionais de países terceiros e cônjuges/ parceiros de diplomatas do Reino Unido terão os seus salários diminuídos de um montante equivalente. As verificações de referência e de segurança serão realizadas. Qualquer dúvida que você possa ter sobre esta posição será respondida durante a entrevista, caso seja convidado.

Informações sobre o Quadro de Competências do Foreign and Commonwealth Office podem ser encontradas neste link: https://www.gov.uk/government/publications/civil-service-competency-framework;

Candidatos bem sucedidos que não residam em Moçambique serão pessoalmente responsáveis ​​pelos custos e arranjos para realocar. Verifique sua inscrição e anexos antes de enviar sua inscrição, pois você não poderá fazer alterações depois de submetida. O Alto Comissariado Britânico nunca pedirá que você pague uma taxa ou dinheiro para se candidatar a um cargo.