Secretária Executiva Tempo Inteiro

A All Around Medical Solutions, Lda está a recrutar uma (1) Secretária Executiva para Maputo.

Tarefas

Gerir a Recepção da Sede Corporativa

• Efectuar a triagem, registo e enumeração e encaminhamento de expediente remetido à nossa instituição;
• Efectuar registo e enumeração de todo expediente emitido pela nossa instituição para o destino e beneficiário pretendido;
• Acolher visitantes e hóspedes;
• Tomar notas e recados e encaminhar ao respectivo departamento.

Apoio Administrativo Geral 

• Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
• Controlo o estado dos edifícios gerir a sua manutenção;
• Realizar a manutenção periódica de viaturas, impressoras e outro material necessário para o pleno funcionamento da sede;
• Gerir os contratos que directamente beneficiam o funcionamento da Sede Corporativa (água, energia, internet, jardinagem, etc..);
• Gerir as viaturas alocadas a Sede Corporativa assim como o plano da sua utilização;
• Gerir e controlar a carteira de seguros da instituição (automóvel, responsabilidade civil pública, responsabilidade civil profissional, de saúde e de evacuações);
• Receber as requesições de material de escritório dos diferentes sites e proceder com aquesição e envio dos mesmo.

Prestar Apoio e Auxilio de Secretariado à Administração (Directores Executivos) nomeadamente:

• Agir como ponto focal da Administração e atender telefonemas e e-mails e tomar as devidas notas;
• Efectuar a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido a Administração (Directores Executivos);
• Organizar e gerir a agenda da Administração;
• Fazer marcações de reuniões;
• Dar resposta a pedidos de reunião internos ou externos e agenda-las adequadamente.
• Redigir os documentos (ex: memorandos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário e de forma correcta e compreensiva;
• Apoiar a Administração (Directores Executivos) na gestão diária de tempo;
• Executar recados assim que indicado;
• Planificar viagens, incluindo voos, alojamento e transporte Terrestre;
• Coordenar eventos, conferências e palestras;
• Preparar correspondências, como e-mails e cartas;
• Lembrar a Administração de tarefas e agendas e prazos;
• Gerir a base de dados da instituição olhando aos processos legais, leis, contratos assim como o respectivo arquivo;
• Apoiar na implementação de procedimentos e respectiva manutenção assim como o sistema de gestão;
• Servir de elo de ligação e manter um bom relacionamento com colaboradores, clientes e fornecedores;
• Apoiar no processo de gestão financeira da Sede Corporativa cobrando e arquivando os processos de despesas;
• Outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o apoio directo da Administração podendo variar de momento a momento e em função das circunstâncias;
• Realizar as actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias;
• Assegurar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes;
• Organizar e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos da Direcção, garantindo o acesso a informação actualizada;
• Apoio administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
• Monitorizar o correcto funcionamento das instalações, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto;
• Realizar e participar na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de decisão;
• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes;
•   Realizar outras actividades superiormente definidas.

Requisitos

• Licenciatura em Administração Pública e/ou Gestão de Empresas e/ou ainda Direito;
• Formação em Secretariado Executivo será uma vantagem;
• Experiência mínima de cinco (5) anos na área de Secretariado Executivo/ Assessoria de Executiva;
• Domínio da língua Portuguesa e Inglesa (oral e escrita);
• Forte habilidade de redigir documentos institucionais;
• Conhecimentos de utilização das ferramentas do MS Office (Excel, PowerPoint e Word) na óptica do utilizador.

Habilidades Esperadas

• Discernimento e confiabilidade: muitas vezes você será parte de informações confidenciais;
• Flexibilidade e adaptabilidade;
• Boa capacidade de comunicação oral e escrita;
• Habilidades organizacionais e capacidade de multitarefa;
• A capacidade de ser proativo e tomar a iniciativa;
• Tato e diplomacia.

 Habilidades de Comunicação

• Um conhecimento de pacotes de software padrão e a capacidade de aprender software específico da empresa, se necessária.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae.

Nota: Apenas candidatos pré selecionados serão contactados.