Secretária Recepcionista

A Workforce pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Secretária Recepcionista.

Responsabilidades

• Organizar e controlar as pastas administrativas da Direcção;
• Assegurar a cópia de toda correspondência saída e entrada, e manter o livro de protocolo;
• Envio de fax/e-mails, atendimento de chamadas, anotação e encaminhamento de recados, mantendo um registo apropriado;
• Gestão do PBX, assegurando que todas as terminais/ extensões mantem-se funcionais e bem conservadas;
• Controlar o stock de materiais de escritório e produtos alimentares da copa, e propor a sua reposição, para a aprovação da Administração, e passar a logística para a sua aquisição;
• Efectuar pedidos de pagamentos para as despesas do escritório, para aprovação da Administração, antes da sua efectivação pela logística;
• Efectuar pedidos de reembolsos das despesas efectuadas pelos elementos da direcção, e submeter a aprovação, e manter o devido registo;
• Elaborar actas de reuniões;
• Assegurar a limpeza e conservação dos escritórios e jardins sempre impecáveis;
• Providenciar apoio aos técnicos de RH e da Administração, sempre que for necessário;
• Coordenar as actividades administrativas colectivas, como as orações matinais, sociais, aniversários, etc. Gerir o Livro de Ponto, e marcar as presenças diárias.

Requisitos

Habilitações Literárias

• Formação Básica ou Média geral, ou Básica de Contabilidade.

Experiência profissional

• Não é exigida alguma experiência específica.

Competências

• Boa educação no trato com as pessoas, sorridente e manter voz natural, tanto ao telefone como em presença;
• Manter-se sempre disponível para solucionar os problemas dos clientes, ser boa ouvinte, mantendo a calma necessária, independente das circunstâncias;
• Capacidade de fazer leitura das pessoas que procuram reunião com a Direcção, e saber quando encaminhar, e quando protelar para ganhar tempo;
• Manter entusiasmo na execução de suas actividades, e sempre pautar pela honestidade e optimismo, e curiosidade para aprender;
• Pautar pela proactividade e dinâmica no trabalho, o que permite fazer mais do que lhe é pedido, mas sempre de forma organizada e colaborativa com os colegas;
• Manter confidencialidade nos assuntos profissionais, e saber dizer “NÃO” quando é necessário, mostrando sempre um equilíbrio emocional que cada momento exige;
• Inglês falado e escrito fluentemente será uma vantagem.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Candidatura.

Nota: Indique no assunto do email o “Título da Vaga”.

Processo de Candidatura

Email: mozrecruit@workforce.co.mz

Local: Maputo