Assistente Administrativo e Logístico Tempo Inteiro

A Associação Progresso (PROGRESSO) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo e Logístico.

Contexto

A Associação Progresso (PROGRESSO), é uma organização não governamental de carácter associativo, sem fins lucrativos, criada em Março de 1991, com objectivo geral de contribuir para o desenvolvimento sócio-económico e cultural do país, melhorando as condições de vida das camadas menos favorecidas da população moçambicana, aumentando a sua capacidade de intervenção e de gestão em conformidade com os seus valores sociais e culturais.

Objectivo

Fornecer suporte a todos os colaboradores e fazer a gestão das actividades gerais da Organização. Auxiliar a equipa nas actividades e necessidades operacionais, como contacto com o ambiente externo. Fazer gestão da correspondência recebida e enviada, receber e encaminhar visitas, fazer a gestão dos eventos da organização como reuniões da direcção, cumprindo todos os procedimentos necessários referentes aos mesmos.

Tarefas e Responsabilidades

Principais Responsabilidades

I. Administração

• Efectuar a verificação e o pagamento de IRPS E INSS, dentro do prazo;
• Dar apoio logístico e gestão do escritório (procurações, certidões das finanças, inss e tribunais);
• Prestar apoio na gestão dos recursos da organização e na gestão interna do escritório;
• Fazer o controle das contas do banco, mantendo actualizados os livros diários de bancos, folhas de caixa, emissão de cheques e as reconciliações bancárias;
• Apresentar a direcção da progresso o processo de contas de cada mês;
• Elaborar orçamento mensal do escritório;
• Zelar pela correspondência;
• Fazer o processo de procurment das compras;
• Manter os arquivos actualizados;
• Prestar diversas tarefas de complexidade similar na área administrativa incumbidas pela coordenação que se julgue capacitado/a;
• Efectuar pagamentos após a existência de todo expediente de procurement (termos de referência, dados do concurso, convite, analise das propostas, contracto, Factura, Formulário de viagem, Livro de Bordo, Guia de Entrega/remessa e/ou relatório) aplicando as normas internas da PROGRESSO e as normas requeridas pelos doadores;
• Proceder com a contagem física semanal de caixa;
• Manter um registo diário de todas operações no PRIMAVERA, e produzir a Posição financeira diária;
• Manter os arquivos actualizados;
• Garantir o envio em tempo útil todos processos pagos à Contabilidade Central.

II. Procuremente E Logística

• Executar todos os processos de logística e Procura, com base em requisições autorizadas;
• Efectuar a aquisição de bens e serviços para as actividades do programa, avaliação de propostas e qualificação de fornecedores, gestão de tempo e cumprimento de prazos, de acordo com o Manual de Procedimentos Administrativos, e as Políticas da PROGRESSO e dos Doador;
• Manter uma lista de fornecedores pré-qualificados que tenha fornecedores categorizados por mercadorias e serviços e actualizar semestralmente/anualmente;
• Manter registos e contactos com prestadores de serviços e oficinas locais de reparação/manutenção, e realizar comparações de preços entre eles, a fim de obter as melhores ofertas;
• Trabalhar em coordenação com empresas de catering e o ponto focal do evento para garantir que as refeições facturadas correspondam à lista de participantes, Documentando e relatar quaisquer discrepâncias ao supervisor, dentro de 24 horas;
• Estabelecer e manter bons contactos com fornecedores, pessoal do Governo, Doadores e outros parceiros com relação a questões logísticas.

III. No Armazém

• Coordenar com os Guardas a recepção de mercadorias;
• Assegurar que os sistemas de controle de estoque estejam actualizados e certificar que os estoques sejam precisos a luz da dinâmica do Programa;
• Garantir a compilação do stock diário/semanal ou mensal e outros relatórios de armazém, conforme solicitado;
• Documentar e garantir que todos os materiais / equipamentos sejam entregues no destino final de maneira adequada e de acordo com o pedido. Garantindo que os materiais recebido e entregue estejam acompanhados com uma Guia/Nota de entrega.
• Manter registo de notas de entrega com assinaturas individuais e Carimbos dos beneficiários finais.
• Garantir a verificação da qualidade e quantidade dos materiais/equipamento recebida, registar detalhes nas respectivas guias e proceder com a devida entrega em boa forma;
• Assegurar que o armazém está sempre arrumado, limpo e livre de insectos, roedores e fungos.

IV. Responsabilidades Transversais

• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas.

Responsabilidades Adicionais

• Os deveres e responsabilidades estabelecidos acima não são exaustivas e o detentor de função poderá ter funções adicionais necessárias  dentro da razoabilidade de seu nível de competências e experiência

Requisitos

Qualificações Académicas

• Licenciatura em Contabilidade, Gestão e Administração de Empresas ou áreas afins.

Experiência e Habilidades

Essencial

• No mínimo 4 (anos) anos de experiência como Assistente Administrativo/Secretariado;
• Conhecimento de sistemas de gestão de escritório;
• Conhecimento prático de equipamentos de escritório, impressoras, PBX etc;
• Experiência de trabalho sob pressão;
• Conhecimento de MS Office (Word, Excel);
• Comprovada capacidade de organização incluindo habilidades para planificar, estabelecer prioridades e assegurar o cumprimento do trabalho de acordo com as exigências relativas a prazos e metas estabelecidas.

Desejável

• Capacidade para trabalhar de forma independente e harmoniosamente com a equipa;
• Ter habilidades para analisar as diferentes questões e problemas para ajudar a identificar soluções;
• Actuar com ética no exercício da função;
• Alto nível de profissionalismo, integridade;
• Habilidades de comunicação;
• Compromisso e compreensão dos objectivos da Progresso valores, missão e visão.

Salvaguarda da Criança

• Certificar-se de que todos os contratantes e processos da Progresso são seguros para as crianças e aplicar uma abordagem de programação segura.