Assistente Administrativo e Logístico Tempo Inteiro

O Ipas Moçambique pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado (M/F).

Contexto

Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com a Sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços.

O Ipas Moçambique pretende recrutar e contractar imediatamente, um(a) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado, que será responsável pela prestação de assistência administrativa ao pessoal da Ipas, que consiste em processar facturas, coordenar reuniões e conferências, assegurar a criação de um sistema central de classificação para a administração e projetos e esteja efetivamente operacional, mantém e organiza documentos físicos e eletrónicos, gere o fornecimento de mantimentos e compras necessárias ao pessoal e cuida de várias outras tarefas administrativas essenciais.

Deveres e Responsabilidades

Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo-Delgado, sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional:

a) Secretariado:

• Tramitar correspondência, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondência, cumprindo os procedimentos estabelecidos;
•  Preparar relatórios, formulários e planilhas, de acordo com orientação de seus superiores hierárquicos;
• Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento;
• Dar suporte na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho;
• Zelar pela organização do escritório, incluindo o bom funcionamento e utilização do equipamento utilizado;
• Verificar os prazos estabelecidos e a localização dos vários processos administrativos;
• Actualizar o cadastro dos funcionários e de fornecedores de bens e serviços.

b) Dar suporte Logístico e de Procurement:

• Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisição, até o recebimento garantindo que estes se encontram de acordo com as especificações e providenciar a devolução do material fora das especificações;
• Fazer o controle de stock dos equipamento e bens de consumo, incluindo a distribuição e reposição, sempre que necessário;
• Controlar expedição e/ou recebimentos de materiais e equipamentos;
• Controlar execução de serviços gerais (água, energia, comunicação, limpeza, transporte, segurança);
• Fazer a gestão de frota, incluindo o registo de serviços de táxi e gestão de combustível, processos de revisão de viaturas da província.

c) Dar suporte na área de Contabilidade e Finanças incluindo:

• Apoiar na manutenção dos arquivos de Contabilidade, finanças e procurement;
• Apoiar o pagamento das obrigações fiscais referentes aos escritórios;
• Gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash;
• Cadastro de fornecedores e manter controle interno de arquivos.

Requisitos

Competências e Experiência Requerida

• Qualificação em Administração Pública, Administração Geral e Administração Hospitalar ou outras áreas afins;
• Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa (gestão dos recursos humanos, contabilidade e finanças, gestão dos materiais incluindo património);
• Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Microsoft Word, Excel e PowerPoint;
• Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
• Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua inglesa é uma vantagem;
• Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
• Capacidade de guardar sigilo profissional e alto sentido de responsabilidade;
• Honestidade e boa integridade profissional;
• Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos.

Exigências

• Carta de Manifestação de Interesse;
• Curriculum Vitae (Incluir 3 referências profissionais);
• Certificados de Habilitações Literárias.

Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados. Os interessados devem submeter as propostas em documentos separados ou únicos, em formato PDF na plataforma de candidatura online. O IPAS está fortemente empenhado em proporcionar um ambiente de trabalho livre de todas as formas de assédio, discriminação e desigualdade. Recrutamos, empregamos, treinamos, promovemos e compensamos o nosso pessoal independentemente de raça, idade, sexo, religião, origem nacional, cor, credo, ancestralidade, cidadania, estado civil, estatuto de veterano, serviço militar, deficiência, informação genética, identidade de género, expressão de género, estado transgénero, orientação sexual, ou qualquer outra característica pessoal protegida por lei ou delineada pela política de Ipas.

Tipo de Contrato: Tempo Inteiro

Idioma Requerido: Português e Inglês

Data de início de contrato: Fevereiro de 2024

Duração do contrato: Indeterminado