Assistente de Administração e Procurement Tempo Inteiro

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar um (1) Assistente de Administração e Procurement para Gaza.

Contexto

A OCSIDA está a implemtar o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Resumo do Cargo

Garantir o primeiro contacto do exterior com a Organização e seus membros. É o primeiro ponto de contacto da Organização com qualquer pessoa ou Instituição. Ele é profissional que recebe os colaboradores, prestadores de serviço, clientes e visitantes, e faz o devido encaminhamento.

Responsabilidades

Procurement

• Realização do procurement atempado de bens e serviços e submissão a aprovação (incluindo a elaboração de mapas comparativos para a avaliação de preços);
• Estabelecer e manter uma base de dados de potenciais fornecedores dos bens e serviços mais procurados no âmbito das actividades desenvolvidas pela OCSIDA;
• Prestar apoio na selecção de fornecedores assim como preparação de contratos de fornecimento de bens e serviços, garantindo a transparência e isenção nas suas intervenções;
• Identificar as necessidades de procurement, estabelecer prioridades e desenvolver planos realísticos de suprimento;
• Gerir o sistema de arquivo geral dos processos de aquisição de bens e serviços, assim como doutra documentação inerente à área de procurement;
• Interceder activamente na preparação dos processos, assim como na definição das regras inerentes à realização de concursos públicos;
• Interagir com os fornecedores e desenvolver o conhecimento do mercado de bens e serviços, verificando as condições de fornecimento assim como a razoabilidade dos preços praticados;
• Organizar os processos de pagamento das facturas dos fornecedores, respeitando os prazos e outras formalidades aplicáveis para o efeito;
• Análise dos documentos de suporte, antes e depois dos pagamentos;
• Responsável pelo procurement, incluindo a obtenção de cotações e compras;
• Irá auxiliar na gestão do procurement local, procedimentos de controle do estoque e as funções de logisticas do projecto, mantendo estreito cumprimento das políticas e procedimentos do governo dos EUA;
• Auxilia na previsão de futuras aquisições;
• Participar na planificação e coordenação de todas as estratégias e acções de procurement, incluindo a concepção e implementação de um padrão de procedimentos aplicáveis;
• Manter uma programação de pagamentos de contratos e subsídios;
• Gerir os fundos de caixa;
• Administrar folhas de pagamentos.

Administração

• Apoiar nas actividade de índole administrativo, prestando apoio aos diversos sectores;
• Tramitar os assuntos nas entidades competentes (Repartições de Finanças, INSS e demais Ministérios);
• Organizar as viagens da equipa e fornecer apoio logístico para a realização de formações e outras actividades programáticas, e cumprir com outras responsabilidades que venham a ser claramente identificadas, necessárias à prossecução dos objectivos da organização no âmbito das suas competências;
• Garantir a manutenção do escritório distrital;
• Controlar a entrada e saída de materiais;
• Garantir o registo periódico dos bens da organização no inventário;
• Contribuir com sugestões para melhoria do desempenho administrativo dos diferentes sectores;
• Manter o escritório limpo e arejado;
• Lidar com funções administrativas, incluindo controlo de economato e consumíveis de cozinha.

Conhecimentos e Habilidades

• Elevado nível de organização;
• Capacidade de lidar de forma agradável e eficaz com o público, tanto pessoalmente como por telefone;
• Capacidade para lidar com várias tarefas de forma eficiente;
• Capacidade para reportar as suas actividades, manter um cronograma e capacidade de trabalho sob pressão, se necessário;
• Capacidade para aprender, usar e cuidar o equipamento do escritório;
• Alto nível de responsabilidade e integridade;
• Capacidade de executar todos os deveres e responsabilidades com zelo e dedicação, com o mínimo supervisão;
• Noções de gestão de stock;
• Constitui vantagem: experiência de trabalho com ONGs e com os procedimentos da USAID.

Requisitos

• Ter concluído no mínimo a 12ª classe ou Bacharelato;
• Mínimo de dois (2) anos de experiência profissional no desempenho de funções similares;
• Será preferencial experiência nos procedimentos Administrativos e Procurement da USAID.

Exigências

• Carta de Motivação (1 página);
• Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.

Nota: O assunto do email DEVE ter o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Sobre a Empresa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.