Assistentes Administrativos e Logísticos Tempo Inteiro

A Associação PROGRESSO pretende recrutar para o seu quadro de pessoal três (3) Assistentes Administrativos e Logísticos, sendo um/a para Niassa (Cuamba), um/a para Nampula, e um/a para Cabo Delgado (Pemba).

Introdução

A Associação Progresso é uma organização não governamental moçambicana, de carácter associativo, sem fins lucrativos, que tem por objectivo social contribuir para o desenvolvimento sustentável das comunidades de base, com particular atenção para a mulher e a criança, visando a elevação das condições de vida da população e o aumento da sua capacidade de participação e gestão nos processos de desenvolvimento.

A Associação Progresso está desde 2022, junto com a WEI – World Education Inc. e um consorcio de organizações locais, a implementar o programa SABER que é financiado pelo USAID. O programa tem como objectivo (i) contribuir para melhoria da qualidade de instrução para o desenvolvimento das habilidades de oralidade, leitura, compreensão e matemática da 1ª à 6ª classe; (ii) contribuir para uma transição bem-sucedida entre os ciclos de aprendizagem; (iii) monitoria do cumprimento do programa de ensino nas escolas-alvo. O programa é implementado em vinte e um (21) Distritos das Províncias de Nampula e Zambézia.

Como membro do consórcio a Associação Progresso tem como principal responsabilidade desenvolver materiais do ensino bilingue e garantir o uso efectivo dos materiais desenvolvidos, contribuído deste modo para alcançar os seguintes resultados intermediários: IR 1: Ensino de leitura e matemática de qualidade ministrada nas 1ª – 3ª classes com remediação e prontidão para transição para L2; e IR2: Ensino de leitura e matemática de qualidade, na de 2º ciclo, reforçando a transição para L2; e IR3: Quantidade prescrita de tempo dedicado ao ensino de leitura e matemática ministrado nas escolas-alvo.

Portanto, no âmbito de expansão das actividades do programa SABER para as províncias de Cabo Delgado e Niassa, a Associação Progresso pretende contratar para o seu quadro de pessoal três (03) Assistente Administrativo e Logístico, sendo um/a para Niassa (Cuamba), um/a para Nampula, e um/a para Cabo Delgado (Pemba).

Descrição do Cargo

Assistente Administrativo e Logístico será responsável em dar suporte todas as áreas da instituição relacionados aos aspectos de Administrativos, contabilísticos e logísticos.

Tarefas e Responsabilidades

Assistente Administrativo e Logístico reporta directamente ao Oficial de Finanças e tem como principais tarefas e responsabilidade:

Administração

• Efectuar a verificação e o pagamento de irps e inss, dentro do prazo;
• Dar apoio logístico e gestão do escritório (procurações, certidões das finanças, inss e tribunais);
• Prestar apoio na gestão dos recursos da organização e na gestão interna do escritório;
• Fazer o controle das contas do banco, mantendo actualizados os livros diários de bancos, folhas de caixa, emissão de cheques e as reconciliações bancárias;
• Apresentar a direcção da progresso o processo de contas de cada mês;
• Elaborar orçamento mensal do escritório;
• Zelar pela correspondência;
• Fazer o processo de procurment das compras;
• Manter os arquivos actualizados;
• Prestar diversas tarefas de complexidade similar na área administrativa incumbidas pela coordenação que se julgue capacitado/a;
• Efectuar pagamentos após a existência de todo expediente de procurement (termos de referência, dados do concurso, convite, analise das propostas, contracto, Factura, Formulário de viagem, Livro de Bordo, Guia de Entrega/remessa e/ou relatório) aplicando as normas internas da PROGRESSO e as normas requeridas pelos doadores;
• Proceder com a contagem física semanal de caixa;
• Manter um registo diário de todas operações no PRIMAVERA, e produzir a Posição financeira diária;
• Manter os arquivos actualizados;
• Garantir o envio em tempo útil todos processos pagos à Contabilidade Central.

Procurement e Logística

• Executar todos os processos de logística e Procura, com base em requisições autorizadas;
• Efectuar a aquisição de bens e serviços para as actividades do programa, avaliação de propostas e qualificação de fornecedores, gestão de tempo e cumprimento de prazos, de acordo com o Manual de Procedimentos Administrativos, e as Políticas da PROGRESSO e dos Doador;
• Manter uma lista de fornecedores pré-qualificados que tenha fornecedores categorizados por mercadorias e serviços e actualizar semestralmente/anualmente;
• Manter registos e contactos com prestadores de serviços e oficinas locais de reparação/manutenção, e realizar comparações de preços entre eles, a fim de obter as melhores ofertas;
• Trabalhar em coordenação com empresas de catering e o ponto focal do evento para garantir que as refeições facturadas correspondam à lista de participantes, documentando e relatar quaisquer discrepâncias ao supervisor, dentro de 24 horas;
• Estabelecer e manter bons contactos com fornecedores, pessoal do Governo, Doadores e outros parceiros com relação a questões logísticas.

No Armazém

• Coordenar com os Guardas a recepção de mercadorias;
• Assegurar que os sistemas de controle de estoque estejam actualizados e certificar que os estoques sejam precisos a luz da dinâmica do Programa;
• Garantir a compilação do stock diário/semanal ou mensal e outros relatórios de armazém, conforme solicitado;
• Documentar e garantir que todos os materiais/equipamentos sejam entregues no destino final de maneira adequada e de acordo com o pedido. Garantindo que os materiais recebido e entregue estejam acompanhados com uma Guia/Nota de entrega;
• Manter registo de notas de entrega com assinaturas individuais e Carimbos dos beneficiários finais;
• Garantir a verificação da qualidade e quantidade dos materiais/equipamento recebida, registar detalhes nas respectivas guias e proceder com a devida entrega em boa forma;
• Assegurar que o armazém está sempre arrumado, limpo e livre de insectos, roedores e fungos.

Responsabilidades Transversais

• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas.

Requisitos

Qualificações Mínimas Exigidas

Assistente Administrativo e Logístico deverá reunir os seguintes requisitos:

• Ensino Superior em Contabilidade;
• Experiência mínima de 4 anos em funções similares;
• Conhecimento do software primavera. Conhecimento de MS Office (Word, Excel);
• Capacidade de elaboração de orçamentos e relatórios contabilísticos;
• Alto nível de sigilo profissional;
• Capacidade para fornecer orientação e organização para melhor qualidade de trabalho.

Duração do Contrato

O contracto inicial tem a duração de um ano e poderá ser renovado por mais anos durante a vida útil do projecto que é de cinco anos. A renovação dependerá de uma avaliação anual positiva de desempenho. Entretanto, o(a) Assistente Administrativo e Logístico será avaliado numa base continua sendo que, a avaliação anual de desempenho factor chave para a avaliação sobre a necessidade de continuação dos serviços contratados. A Associação Progresso poderá rescindir o Contrato com pré-aviso de 60 dias, sem que haja lugar a qualquer tipo de compensação.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae.